Het preboarding proces week voor week: van handtekening tot de eerste werkdag

Over drie weken beginnen vier nieuwe collega's op drie locaties. Twee van hen heb je nog niet gesproken. Of hun accounts klaarstaan, weet je niet: dat regelt ICT, en nergens zie je of het al gebeurd is.

Zo'n ronde regel je elke keer opnieuw, omdat de volgorde nergens vastligt. Wie stuurt het welkomstbericht, wie vraagt het account aan, wie vangt ze op de eerste ochtend op? Leg je die volgorde één keer vast, dan loopt elke volgende ronde op dezelfde manier. Daarvoor moet je eerst weten welke weken bij de preboarding horen.

Wat is preboarding en wanneer begint het?

Preboarding begint zodra de nieuwe collega tekent en eindigt op de ochtend van haar eerste dienst. Hoe lang die periode is, hangt vooral af van de opzegtermijn bij haar huidige werkgever. Hoe je die weken vult, bepaal jij.

Onboarding met Sibi begint al bij de handtekening, met preboarding en onboarding als één flow. Het inwerkprogramma zelf start pas op de eerste werkdag. Wil je de hele periode op één lijst, van het tekenmoment tot het einde van de proeftijd, dan kun je de checklist voor het inwerkprogramma downloaden.

Met de weken vóór de start bereid je ook het eerste jaar in dienst voor. Hoe lang mensen in dienst waren toen ze vertrokken, staat in de factsheet van het landelijke uitstroomonderzoek van RegioPlus. Het gaat om zorg- en welzijnsmedewerkers met cliëntcontact die hun organisatie vrijwillig verlieten, pensioen niet meegerekend.

Hoe lang waren de vrijwillige vertrekkers in dienst? De staven beslaan ongelijke periodes: de eerste één jaar, de derde drie jaar.

Wat er vanaf de handtekening mis kan gaan en wat dat kost, lees je bij afhaken in het eerste jaar. Een nieuwe collega die tussen tekenen en starten niets hoort, blijft met één vraag zitten: heb ik goed gekozen? In de weken vóór de start kun je die vraag nog voor haar beantwoorden.

Wat wil je bereiken in de weken vóór de eerste werkdag?

In de weken vóór de start wil je vier dingen bereiken. Het zijn dezelfde vier doelen die Sibi bij onboarding in de zorg noemt voor een goede start. Leg ze naast wat je nu al doet:

1. De keuze vieren

   De nieuwe collega koos voor je organisatie, terwijl ze bijna overal terecht had gekund. Laat haar merken dat die keuze gezien is, met een bericht van haar nieuwe team in de week dat ze tekent.

2. De keuze bevestigen

   Tussen tekenen en starten kan ze gaan twijfelen. Het inwerkprogramma en de naam van wie haar opvangt maken de baan tastbaar.

3. Verbinden met het team

   Het helpt als ze op dag één al een paar gezichten kent. Een foto en de naam van haar buddy maken dat makkelijker.

4. Praktisch voorbereiden

   Denk aan de VOG, het account en de toegangspas, en waar nodig de controle van de BIG-registratie. Dit deel staat meestal al op een lijst.

Het praktische deel gebeurt meestal wel, omdat je het kunt afvinken. Voor de andere drie doelen staat er geen vakje op die lijst, en dus ook geen naam. Of die drie gebeuren, hangt af van wie er die week tijd voor heeft. Geef je elk doel een vast moment in de weken vóór de start, dan hangt het niet meer van de agenda van die week af.

Hoe ziet het preboarding proces er week voor week uit?

Het preboarding proces bestaat uit vier momenten tussen handtekening en eerste werkdag, elk met eigen taken. Die taken ken je al: een welkomstbericht, een inwerkprogramma en een buddy regel je nu ook, alleen niet op een vaste tijd. Een gedeelde agenda en een takenlijst werken daarvoor net zo goed als software, als de volgorde maar vastligt. Die volgorde ziet er zo uit:

1. Direct na de handtekening

   Stuur dezelfde week een welkomstbericht namens het team en zet de VOG-aanvraag uit. ICT kan het account dan al voorbereiden.

2. De weken erna

   Bevestig de startdatum en het aanspreekpunt, laat het team weten wie er komt en koppel een buddy. Plan ook een kennismaking, bijvoorbeeld een uur meelopen op de afdeling.

3. Twee weken vóór de eerste werkdag

   Zet het account en de toegangspas klaar. Stuur het inwerkprogramma van de eerste week en regel werkkleding waar dat nodig is.

4. De week vóór de eerste werkdag

   Stuur de nieuwe collega een herinnering met tijd, plek en de naam van wie haar opvangt. Laat de buddy haar bellen en vragen hoe het afscheid op haar vorige werkplek gaat of is gegaan, en hoe ze zich daarbij voelt.

Die volgorde sluit aan op wat een nieuwe collega in die weken nodig heeft. Het welkomstbericht hoort vlak na het tekenen, omdat je dan laat merken dat haar keuze gezien is. Tijd en plek heeft ze pas nodig als de start dichtbij komt, dus die zet je in de herinnering van de laatste week. In diezelfde week neemt ze vaak afscheid van haar vorige werkplek, en daarom belt de buddy juist dan.

Vóór de eerste werkdag gaat het bij de buddy vooral om kennismaken. Wat de buddy voor een nieuwe collega na die dag doet, hoort al bij het inwerken. Heb je losse ideeën, bijvoorbeeld uit onze praktische tips voor de preboarding, zet ze dan elk op een vast moment in je tijdpad. Daarna bepaal je wie welke taak oppakt.

Wat zet je op een preboarding checklist en wie regelt wat?

Als HR-manager in de zorg bewaak je de preboarding, maar de taken liggen bij meerdere afdelingen. Meestal stokt het bij een taak die tussen twee afdelingen in valt. Jij gaat ervan uit dat het account er al is, terwijl ICT nog op een melding wacht. Zo blijft een taak liggen zonder dat iemand iets fout doet, alleen omdat niet vastligt wie de eerste stap zet.

Bij Viattence hielpen digicoaches elke nieuwe medewerker persoonlijk met inloggen en de toegang tot systemen. Volgens het klantverhaal was dat waardevol, maar ook tijdsintensief en lastig op te schalen. Geef het inloggen daarom een eigen plek in de week vóór de start, zodat het op de eerste ochtend al werkt.

Zo ziet een preboarding checklist eruit, met voor elk moment van het preboarding proces één taak per rol:

Sibi heeft eigen koppelingen met het HR-systeem, bijvoorbeeld met AFAS, Visma, NMBRS en SDB. Wie in het HR-systeem is ingevoerd, staat dan vanzelf in Sibi. Bij één nieuwe collega scheelt je dat weinig. Begint er een hele groep tegelijk, dan telt het op.

Hoe houd je dit vol als er twintig mensen tegelijk starten?

Je houdt het vol door het herhaalwerk niet meer met de hand te doen. Vier momenten voor twintig nieuwe collega's betekent al snel tachtig keer iets versturen, nabellen of controleren, en dat is nog de ondergrens. Die tijd besteed je in zo'n drukke periode liever aan de gesprekken met de nieuwe collega's zelf.

Het herhaalwerk kun je aan software overlaten. Berichten en herinneringen gaan op het afgesproken moment via e-mail, WhatsApp of sms, het team weet van tevoren wie er komt en de buddy staat klaar.

Het contact zelf houd je in eigen hand. Het welkomstbericht komt van het team, en de buddy belt om te vragen hoe het afscheid op haar vorige werkplek gaat of is gegaan. Een account dat klaarstaat is de basis, maar met dat gesprek laat je merken dat je aan haar denkt. De software bewaakt alleen het moment, zodat dat contact in een drukke week niet wegvalt.

Je tijdpad kun je onderweg nog aanvullen. Bij Viattence loggen nieuwe collega's al ruim vóór de eerste werkdag in op hun persoonlijke onboardingreis. In de gegevens ziet Viattence wie dat nog niet heeft gedaan. Op basis van die eerste inzichten kwam er vlak voor de eerste werkdag een extra WhatsApp-herinnering bij. Esther Kragt, Recruitment en HR: ‘We hebben medewerkers die digitaal zeer vaardig zijn, maar ook collega's voor wie een eerste login best spannend is. Dan helpt het enorm als je op het juiste moment een extra steuntje kunt geven.’

Hoe loopt zo'n tijdpad bij twintig mensen tegelijk? Dat laten we je vrijblijvend zien in een demo van dertig minuten.