Het arbeidsvoorwaardengesprek is gevoerd, de handtekening staat. Vanaf dat moment is de nieuwe collega van niemand meer. HR heeft het dossier afgerond en de teamleider heeft de startdatum nog niet in beeld. Vier weken stilte. Dan een eerste werkdag waarop de nieuwe collega niet weet waar ze zich moet melden, het team niet weet dat er iemand komt, de inlog niet werkt en de buddy vrij is. Het enthousiasme van het sollicitatiegesprek is dan al weg, nog voor de eerste maand voorbij is. Zo ontstaat verloop in het eerste jaar: niet omdat iemand de verkeerde keuze maakte, maar omdat niemand diegene onderweg vasthield.
Wat verloop in het eerste jaar kost
Van de medewerkers die korter dan een jaar in dienst zijn, stroomt jaarlijks 32% weer uit, blijkt uit AZW-cijfers. Onder de 25 jaar is dat 23%, bij flexibele contracten 20% tegenover 6% bij een vast contract. Bij een thuiszorgorganisatie analyseerden wij de uitstroomdata: van 714 vertrekkers in één jaar haalden 220 mensen de eerste maand niet. Bijna een op de drie. De organisatie wist het zelf niet.
De stille periode is het kwetsbaarst
Tussen ja zeggen en starten twijfelen mensen. Er komen andere aanbiedingen langs, of gewoon stilte waarin twijfel de ruimte krijgt. Wie in die weken niets hoort, voelt zich nog nergens onderdeel van. In onze gesprekken met HR-teams horen wij hoe dat komt: recruitment is betrokken tot het contract, daarna ligt het bij de afdeling. Nieuwe medewerkers worden te laat aangemeld ("die moet gisteren beginnen"), er moet nog een berg verplichte gegevens worden aangeleverd en het account is op dag één nog niet aangevraagd. En soms is de etalage bij de sollicitatie mooier verkocht dan de winkel blijkt te zijn.
Na het contract tekenen zijn wij als P&O eigenlijk niet meer betrokken. Contact voordat iemand begint, een prettige eerste werkdag: dat zien we vaak niet. Soms weet diegene niet eens waar hij zich moet melden, en de collega's op de werkvloer weten niet dat er iemand komt.
Vertelde een HR-adviseur in de ouderenzorg.
Na de eerste werkdag valt het stil
Veel organisaties hebben inmiddels wél een onboardingprogramma: een checklist in het HR-systeem, een workflow voor de manager. Het regelt het proces, niet de mens. Na de eerste werkdag valt zo'n programma stil, terwijl iemand pas na 90 dagen echt is geland in het team en de cultuur. Of het inwerken daadwerkelijk goed voelde, wordt zelden gevraagd. Terwijl juist een kort instroomonderzoek na dertig dagen laat zien op welke locatie de onboarding op orde is en waar niet.
Dat is te voorkomen
Een goede start begint niet op de eerste werkdag, maar bij de handtekening: een welkom thuisgestuurd, het team dat zich voorstelt, een buddy die er is, en een check na dertig en negentig dagen. Instituut Gak noemt buddy- en mentorprogramma's de meest effectieve maatregel om starters te behouden. Hoe dat er in de praktijk uitziet, lees je bij Onboarding.
Robert legt uit
Tot de eerste werkdag hebben de meeste organisaties het proces goed geregeld, daarna wordt het stil, en juist in die eerste negentig dagen besluit iemand of dit de plek is waar hij blijft.
Passende oplossingen
Viattence. Verbinden begint vóór de eerste werkdag.
Esther Kragt & Laurent van Nieuwenhoven, HR & ICT