Het rooster staat in het ene systeem. Protocollen zitten in mappen op de schijf. Nieuws staat op het intranet dat niemand leest. Formulieren liggen bij HR. Zorgmedewerkers verliezen kostbare minuten aan zoeken, elke dienst opnieuw, en bij twijfel doen ze het maar uit het hoofd. Protocollen vindbaar maken is dan geen luxe, maar noodzaak.
Wat het kost om protocollen niet vindbaar te maken
Elke vraag die een medewerker niet zelf kan beantwoorden, wordt een telefoontje naar HR of een appje naar een collega. Vermenigvuldig dat met duizend medewerkers en je ziet de verborgen kosten *. Verouderde protocollen die blijven rondzingen zijn bovendien een risico bij audits.
Waarom informatie versnippert
Elk team kiest over de jaren heen zijn eigen plek: een map hier, een systeem daar. Niemand ruimt op, en iedereen zoekt op een andere plek dan de collega ernaast.
Dat kan centraal
Nieuws, protocollen, documenten en dagelijkse applicaties op één plek, ook mobiel, met een zoekfunctie die ook ín documenten kijkt. Hoe dat werkt, lees je bij Sociaal intranet en Document Management Systeem.
*) 30% van de zorgverleners is ontevreden over de systemen die ze voor hun administratie moeten gebruiken.
Barry legt uit
Bijna elke organisatie die ik spreek, heeft een SharePoint, een kwaliteitssysteem en een intranet naast elkaar staan, met medewerkers die op alle drie zoeken; ik begin daarom altijd bij de vraag waar een medewerker zijn dienst start.
Carinova. Eén platform dat echt werkt: zo bracht Carinova communicatie tot leven.
Jitske Bosgoed, strategisch communicatieadviseur bij Carinova, herkent dat gevoel maar al te goed. Naast werken op vaste locatie, werkt een groot deel van haar collega's buiten de deur; in de wijk, bij de cliënten thuis. Bereik je hen niet, dan gaat dit uiteindelijk ten koste van de kwaliteit van zorg en vooral ook ten koste in de (ver)binding met de organisatie. Vooral nu steeds meer oudere Nederlanders worden gestimuleerd om zo lang mogelijk zelfstandig te blijven wonen.
Jitske Bosgoed, Strategisch communicatieadviseur