Het rooster staat in het ene systeem. Protocollen zitten in mappen op SharePoint. Nieuws staat op het intranet dat niemand leest. Formulieren liggen bij HR, het kwaliteitshandboek zit in een apart KMS en de laatste versie van het medicatieprotocol staat op twee plekken tegelijk, met verschillende data. Zorgmedewerkers verliezen kostbare minuten aan zoeken, elke dienst opnieuw, en bij twijfel doen ze het maar uit het hoofd. Protocollen vindbaar maken is dan geen luxe, maar noodzaak.
Wat het kost om protocollen niet vindbaar te maken
Elke vraag die een medewerker niet zelf kan beantwoorden, wordt een telefoontje naar HR of een appje naar een collega. Vermenigvuldig dat met duizend medewerkers en je ziet de verborgen kosten. Uit onderzoek van FNV Zorg & Welzijn onder 6.146 zorgmedewerkers (2024) blijkt dat bijna de helft minimaal een kwart van de werktijd kwijt is aan administratie, en 73% zegt dat het de laatste vijf jaar is toegenomen. De meest genoemde wens: één keer inloggen en alles kunnen vinden. Verouderde protocollen die blijven rondzingen, zijn bovendien een risico bij audits en bij incidenten. En het is een van de oorzaken dat mensen afhaken: wie na een half jaar nog steeds niet weet waar iets staat, voelt zich geen onderdeel van de organisatie.
Waarom informatie versnippert
Elk team kiest over de jaren heen zijn eigen plek: een map hier, een systeem daar. Je koopt een systeem, er komt er nog een bij, en zo versnippert het steeds verder. Niemand ruimt op, en iedereen zoekt op een andere plek dan de collega ernaast. In gesprekken met kwaliteits- en communicatiemedewerkers horen wij de herkenbare details: een papieren handboek dat bij elke wijziging opnieuw geprint moest worden. Een digitale map waar niet iedereen bij kon. Een personeelshandboek waarin de links al jaren niet meer werken, omdat er niemand meer is op de afdeling kwaliteit. Een wildgroei aan groepen op het intranet, met klachten van medewerkers dat ze hun informatie niet vinden. En de ISO-auditor die alle documenten wil zien, terwijl de aanbesteding vraagt om juist minder documenten.
We merken met SharePoint dat mensen het gewoon niet kunnen vinden. Dan geeft dat irritatie, en dan is het niet ondersteunend.
Kwaliteitsmedewerker, kleinschalige zorgorganisatie
Dat kan centraal
Nieuws, protocollen, documenten en dagelijkse applicaties op één plek, ook mobiel, met een zoekfunctie die ook ín documenten kijkt. Met één eigenaar per document, een vaste evaluatiedatum en een kwaliteitsroutine die de auditor in één oogopslag laat zien wie wat wanneer heeft goedgekeurd. Zo wordt het intranet de start van de dag en het documentbeheer de plek waar alles staat, voor iedereen van huishoudelijk medewerker tot verpleegkundige. Hoe dat werkt, lees je bij Sociaal intranet en Document Management Systeem.
Barry legt uit
Bijna elke organisatie die ik spreek, heeft een SharePoint, een kwaliteitssysteem en een intranet naast elkaar staan, met medewerkers die op alle drie zoeken; ik begin daarom altijd bij de vraag waar een medewerker zijn dienst start.
Zo bracht Carinova communicatie tot leven
Jitske Bosgoed, strategisch communicatieadviseur bij Carinova, herkent dat gevoel maar al te goed. Naast werken op vaste locatie, werkt een groot deel van haar collega's buiten de deur; in de wijk, bij de cliënten thuis. Bereik je hen niet, dan gaat dit uiteindelijk ten koste van de kwaliteit van zorg en vooral ook ten koste in de (ver)binding met de organisatie. Vooral nu steeds meer oudere Nederlanders worden gestimuleerd om zo lang mogelijk zelfstandig te blijven wonen.
Jitske Bosgoed, Strategisch communicatieadviseur