Een voorbeeld inwerkprogramma voor de zorg dat je kunt overnemen

Als HR-manager bepaal je de lijn voor het inwerken, maar de afdelingen voeren het uit. Elke afdeling doet dat op haar eigen manier: de ene werkt met een inwerkmap, de andere met een aftekenlijst, een derde vooral mondeling. Wat een nieuwe collega in haar eerste weken meemaakt, hangt daardoor af van wie er toevallig dienst heeft en hoe druk het is. Op een drukke ochtend hoort ze bij binnenkomst: “Oh, je begint vandaag al?”

Hoe ziet een inwerkprogramma voor de zorg er per week uit?

Het voorbeeld gaat uit van een verzorgende individuele gezondheidszorg (IG) die begint in een verpleeghuis of woonzorgcentrum. Het programma start op de dag dat ze binnenstapt. Voor de weken vóór de eerste werkdag gebruik je een eigen tijdpad.

Dezelfde opbouw werkt ook voor een nieuwe collega die in een andere functie begint. Je past dan vooral de vakinhoud aan. Werkt ze in deeltijd, dan reken je de weken in diensten in plaats van in kalenderdagen. Ook de aantallen en de momenten in het schema kies je zelf.

Zo kan het inwerkprogramma van een verzorgende IG lopen, moment voor moment:

De beschrijving per rol kun je los doorsturen naar de buddy en de teamleider.

Wat de buddy doet

De buddy is een ervaren collega van dezelfde afdeling en het vaste aanspreekpunt van de nieuwe collega. De nieuwe collega kent het vak al, dus hij laat haar vooral zien hoe het werk in deze organisatie loopt. Op de eerste werkdag ontvangt hij haar en geeft hij een rondleiding. ’s Middags zorgt hij dat ze zelf kan inloggen, ook in het ECD, en legt hij uit hoe de bedrijfshulpverlening is geregeld.

In haar eerste diensten loopt ze boventallig met hem mee, ook naar de overdracht. In de eerste week laat hij zien hoe het ECD, de overdracht en de afspraken voor hygiëne en medicatie in deze organisatie werken. Vanaf week twee doet ze steeds meer zelf, en hij blijft in de buurt voor vragen.

Vóór haar eerste zelfstandige dienst doorloopt hij die dienst samen met haar. Tijdens de dienst blijft hij bereikbaar, en na afloop houdt hij een kort nagesprek. Komt er een eerste avond- of weekenddienst, dan doet hij hetzelfde: de dienst vooraf met haar doorlopen en erna een nagesprek houden. Het tussengesprek, de evaluaties, het startgesprek over voorbehouden handelingen en het rooster liggen bij de teamleider.

Wat de teamleider doet

De teamleider komt op een paar momenten in beeld, meestal voor een gesprek. Wanneer die gesprekken precies vallen, bepaalt de afdeling zelf. Zijn eerste taak ligt vóór de eerste werkdag: hij wijst de buddy aan en kiest hoeveel boventallige diensten het rooster toelaat. Als de nieuwe collega begint, voert hij met haar het startgesprek over de voorbehouden handelingen die op de groep voorkomen.

Rond week vier volgt het tussengesprek. Hij bespreekt dan hoe de diensten gingen, waar de nieuwe collega tegenaan loopt en of de begeleiding bij haar past. Heeft ze een proeftijd, dan houdt hij ruim vóór het einde daarvan ook een evaluatiegesprek. Rond de derde maand houdt hij met iedere nieuwe collega de eindevaluatie. Is de inwerkperiode voorbij, dan sluit hij die met het team af, bijvoorbeeld in het teamoverleg met iets lekkers bij de koffie.

Wie is het vaste aanspreekpunt in het inwerkprogramma?

Sibi pleit voor één verantwoordelijke per nieuwe collega en noemt gedeelde verantwoordelijkheid het recept voor miscommunicatie. Maak de buddy daarom het vaste aanspreekpunt van de nieuwe collega, van de eerste ochtend tot de eindevaluatie. Dat houdt je eigen rol als HR-manager in de zorg overzichtelijk: vooraf regel je wat er op de eerste werkdag klaar moet liggen, achteraf verwerk je wat de eindevaluatie oplevert.

Voor voorbehouden handelingen geldt daarnaast een regel uit de wet:

In de praktijk ga je er bij een verzorgende IG met diploma en werkervaring van uit dat ze bekwaam is. Zulke handelingen voert ze altijd uit in opdracht, meestal van de arts. Bij de start bespreekt de teamleider met haar welke voorbehouden handelingen op de groep voorkomen, en of er een bij zit waarop ze zich opnieuw moet bekwamen. Is dit het geval, dan krijgt ze daarvoor begeleiding en volgt er een toetsingsmoment. Tot die tijd laat ze die handeling over aan een collega. Haar bekwaamheid houdt ze verder bij in de carrouseltrainingen, de vaste trainingsrondes van de organisatie.

Wat moet er in een inwerkprogramma staan?

Een bruikbaar inwerkprogramma voor de afdeling heeft vier kenmerken: een periode zonder eigen dienst, één naam per stap, per stap een “klaar als” en vaste gespreksmomenten. Leg die vier naast je eigen programma. Ontbreekt er een, dan hangt dat deel van het inwerken nu van toeval af. Vóór haar eerste zelfstandige dienst kan de nieuwe collega boventallig meedraaien: ze telt dan niet mee in de bezetting. Dat kost de afdeling capaciteit, dus hoeveel van die diensten ze krijgt, beslist de teamleider.

Het derde kenmerk, het “klaar als”, beschrijft iets wat een ander kan zien. “Zet zelf een rapportage in het ECD” kun je controleren, “voelt zich thuis op de afdeling” niet. Heb je al een inwerkmap met een aftekenlijst, dan is dat een goede basis. Voeg er twee kolommen aan toe, “wie” en “klaar als”. Dan zie je meteen welke stappen nu aan niemand hangen.

Hoe pas je dit voorbeeld aan je eigen afdeling of functie aan?

Houd drie dingen vast: de volgorde, de mijlpalen en de periode vóór de eerste zelfstandige dienst. De rest laat je aan de afdeling over, zodat het programma past bij de eigen diensten en functies. Ook wat een vaste buddy naast het inwerken doet voor een warm welkom, bepaalt de afdeling zelf.

In vijf stappen richt je het programma op je eigen afdelingen in:

1. Laat de teamleider vóór de eerste werkdag een buddy aanwijzen

   Zo weet de nieuwe collega vanaf de eerste ochtend bij wie ze terechtkan.

2. Laat de teamleider per nieuwe collega bepalen hoeveel diensten ze boventallig me

   Het rooster bepaalt wat er kan.

3. Bespreek bij de start de voorbehouden handelingen op de groep

   De nieuwe collega zegt zelf of er een bij zit waarop ze zich opnieuw moet bekwamen. Daarvoor volgen begeleiding en een toetsingsmoment.

4. Zet op de eerste werkdag alle gesprekken in de agenda

   Heeft de nieuwe collega een proeftijd, plan dan ook het evaluatiegesprek in.

5. Pas het programma aan na elke eindevaluatie

   Zo krijgt de volgende nieuwe collega een betere versie.

Zoek je een lijst die ook de weken vóór de eerste werkdag meeneemt? Gebruik dan de downloadbare checklist met acties per fase. Die loopt tot de evaluatie na de eerste maand en noemt bij elke actie wie die uitvoert.

Is het rooster krap, dan schuift het inwerken als eerste op: een dienst die moet draaien, gaat voor. Het aantal boventallige diensten mag dan omlaag. Vier dingen schrap je nooit, en geen ervan kost een extra dienst:

1. De eerste zelfstandige dienst vooraf doorlopen

   Het is de eerste keer dat de nieuwe collega er alleen voor staat. Het doorlopen kan gewoon tijdens de overdracht.

2. Het nagesprek na die dienst

   Wat onduidelijk was, komt boven terwijl het nog vers is.

3. Het startgesprek over voorbehouden handelingen

   Noemt de nieuwe collega daarin een handeling waarop ze zich opnieuw moet bekwamen, dan weet je dat voordat ze er alleen voor staat.

4. Het tussengesprek

   Twijfel is dan nog op te lossen, met een andere buddy of een ander rooster.

Wanneer en hoe evalueer je of het inwerken is geslaagd?

Elke nieuwe collega krijgt een eindevaluatie als de inwerkperiode afloopt. Heeft ze een proeftijd, plan dan ruim vóór het einde daarvan ook een evaluatiegesprek. Volgens de regels voor de proeftijd duurt die hoogstens twee maanden, en bij een contract van zes maanden of korter mag er helemaal geen proeftijd zijn.

Een evaluatie levert pas iets op als het programma daarna verandert. Stel daarom drie vragen. Welke stap kwam te vroeg of te laat? Stond de nieuwe collega ergens alleen terwijl dat niet de bedoeling was? Op welk moment voelde ze zich voor het eerst echt welkom?

Met de antwoorden pas je het programma aan. Komt dezelfde twijfel bij meerdere nieuwe collega’s terug, kijk dan breder naar afhaken in het eerste jaar. Een instroomonderzoek laat daarbij zien hoe nieuwe collega’s als groep hun start ervaren.

Hoe houd je dit vol op elke locatie?

Het programma zelf leg je vast in een gedeeld document, gewoon in Word, Excel of op het intranet dat je al hebt. Wie het inwerken op de afdeling oppakt, staat daar alleen nog niet in.

Juist daar gaat het vaak mis. Op een afdeling die dag en nacht draait en veel parttimers heeft, werkt een nieuwe collega bijna elke dienst met andere mensen. Wie er toevallig is, pakt het inwerken op en geeft er een eigen invulling of prioriteit aan. Spreek daarom per nieuwe collega af wie welke stap oppakt, met de buddy als vaste naam. Met elke locatie die erbij komt, wordt het lastiger om te zien of die afspraak overal wordt nagekomen.

Onboarding met Sibi loopt van het tekenmoment tot de eerste negentig dagen, met check-ins in de eerste week, de eerste maand en de derde maand. Is Sibi gekoppeld aan je HR-systeem, dan krijgt een nieuwe collega vanzelf het inwerkprogramma dat je voor haar functie, team en locatie hebt ingericht. Zodra ze start, stuurt Sibi haar automatisch het instroomonderzoek. Onderweg krijgt ze berichten en attenties via e-mail, WhatsApp of sms.

Teamzicht toont een teamleider alle nieuwe collega’s van zijn team op één plek, met hun startdatum, buddy en voortgang in het inwerkprogramma. Sibi werkt naast je bestaande HR-systeem en doet bewust geen payroll, recruitment of e-learning.

Begin op één afdeling en noteer bij de volgende nieuwe collega daar welke stap waar blijft hangen. Wordt dat bijhouden te veel zodra er meer locaties bij komen? Dan kijken we in een vrijblijvende demo van dertig minuten met je mee.