Het is gelukt, je krijgt er een nieuwe collega bij! Top, maar hoe zorg je dat diegene niet alsnog afhaakt voor de eerste werkdag of kort daarna? Wij geven 7 tips voor een goede preboarding.
Wat is preboarding ook alweer? Preboarding is het proces om je nieuwe medewerkers al te betrekken bij jouw organisatie tijdens de periode tussen de acceptatie van hun nieuwe baan en de eerste werkdag. Deze fase in de employee journey wordt vaak in één adem genoemd met onboarding. Maar onboarding begint officieel pas wanneer de nieuwe collega voor het eerst op de werkvloer verschijnt en aan de slag gaat.
Waarom is preboarding belangrijk?
Een goede preboarding kan eventuele zenuwen voor de eerste dag verlichten en uiteindelijk zorgen voor meer betrokkenheid, motivatie en minder uitstroom. Een nieuwe werknemer die goed geïnformeerd is voordat hij of zij in dienst komt, is ook sneller productief. Daarnaast kan de nieuwe collega beter integreren en bijdragen aan jouw organisatie wanneer hij of zij op de hoogte is van jullie missie, visie en kernwaarden. En in de preboardingfase kun je ook het teamgevoel onder de huidige medewerkers versterken. Zo kunnen jullie samen de beste goede zorg blijven bieden aan de mensen die het nodig hebben.
7 tips voor een goede preboarding
Feliciteer de nieuwe medewerker
Iemand heeft getekend bij jouw organisatie en dat mag gevierd worden! Jullie zijn blij, maar de nieuwe werknemer natuurlijk ook. Dit is een mooi moment voor felicitaties en om iemands goede keuze te bevestigen. Stuur bijvoorbeeld een een welkomstpakket of een bos bloemen met een QR-code eraan die verwijst naar een videobericht van de locatiemanager. Zo voelt de nieuwe medewerker zich meteen welkom en gewaardeerd.
Leg uit wat er te wachten staat
Vertel direct na het tekenmoment wat de nieuwe werknemer wanneer kan verwachten tijdens de preboardingfase, bijvoorbeeld door een stappenplan, planning of checklist te delen. De preboarding is ideaal om al het papierwerk te regelen, maar ook om alvast nieuwe collega’s te spreken en informatie over de organisatie te bekijken.
Regel een buddy
Koppel een buddy aan de nieuwe medewerker en laat deze twee alvast kennismaken. De buddy kan vragen beantwoorden en de nieuwe collega ontvangen en helpen op de eerste werkdag. Dat voelt vertrouwd en iemand kan sneller aan de slag.
Stel het team voor
Behalve de buddy is het slim om iemand ook het nieuwe team of de leidinggevende te laten leren kennen. Dit kan bijvoorbeeld via een virtueel kennismakingsgesprek, groepsapp of sociaal intranet. Met de software van Sibi is zo’n intranet zelfs toegankelijk zónder een zakelijk e-mailadres, want dat heeft de nieuwe collega in deze fase nog niet. Door te proeven van de bedrijfscultuur en de teamleden te spreken, voelt de nieuwe medewerker zich sneller op zijn of haar gemak.
Deel handige informatie
Stuur je nieuwe collega als voorbereiding op de nieuwe baan informatie over onder meer de bedrijfscultuur en processen. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van een portaal vol video’s, veelgestelde vragen, presentatie, protocollen of nieuwsberichten. Denk ook aan een routebeschrijving, contactgegevens en een succeswens vlak voor de eerste werkdag. Een goed begin is het halve werk.
Beperk de informatieoverload
Tussen het moment van ondertekening van de arbeidsovereenkomst en de eerste werkdag zitten vaak een paar weken. Bedenk van tevoren welke informatie je wilt delen en wanneer je dit het beste kunt doen. Stuur niet alle informatie in één keer en ook niet elke dag, maar spreid de contactmomenten uit.
Automatiseer handmatige processen
Een uniform, badge en bloemetje regelen, contacten leggen, ICT in orde maken, vragen beantwoorden… Bij preboarding komt veel regelwerk kijken. Zet daarom automatisering in voor een soepel proces en een betere employee experience. Dan komt alle belangrijke informatie automatisch bij de nieuwe werknemer terecht en bezorg je iemand een perfecte start in jullie organisatie. Daar helpen wij je graag bij.