Een nieuwe collega tekent het contract. Feest, toch? Tegelijk wil je dat ze positief aan haar nieuwe baan begint, zodat ze met een lach op de eerste werkdag verschijnt. Hoe richt je die periode tussen tekenen en starken zo goed mogelijk in, en zet je preboarding in voor het behoud van deze nieuwe medewerker?
Verloopt preboarding goed, dan zie je een gemotiveerde, goed voorbereide collega op de eerste werkdag binnenkomen. Ook de onboarding begint dan met wind in de zeilen. Preboarding is daarmee een belangrijk eerste wapenfeit in het behoud van medewerkers.
De vier belangrijkste onderdelen van preboarding
Feest vieren
Bevestiging van de goede keuze
Verbinden met collega's
Praktische voorbereiding op het werk
1. Feest vieren
Voor jouw organisatie is het aannemen van iemand nieuws de dagelijkse praktijk. Voor de kandidaat is het een grote, positieve verandering. Ook voor haar nieuwe collega's is het goed nieuws: een nieuwe collega betekent misschien uitzicht op minder werkdruk, nieuwe samenwerking, of kennis over een thema die nu nog ontbreekt. Een feestje waard aan alle kanten. Zorg dat je daar ook aandacht aan geeft.
Vooral in de eerste dagen na het tekenen is er euforie, en die kun je benutten. Stuur bijvoorbeeld een persoonlijke videoboodschap van het team, laat op het intranet weten dat er een nieuwe collega bijkomt, of stuur een toepasselijk kado. Gebruik daarvoor wat je tijdens de sollicitatie al over iemand hebt geleerd. Stel dus ook tijdens het sollicitatiegesprek al vragen die je later, tijdens de preboarding, kunnen helpen.
2. Bevestiging van de goede keuze
Tijdens de sollicitatiefase krijgt een nieuwe medewerker een duidelijk beeld van de functie en de organisatie en het contact is intensief. Na het tekenen breekt een rustigere periode aan.
Het gebeurt regelmatig dat iemand wel tekent, maar uiteindelijk niet komt werken. Omdat ze toch nog twijfelt, een ander aanbod krijgt, of haar ervaringen met mensen of systemen binnen jouw organisatie niet positief zijn. Bevestig daarom meteen dat je helemaal klaarstaat voor de nieuwe medewerker, dat alles in kannen en kruiken is en dat ze met vragen ergens terechtkan. Geef in de periode tussen tekenen en starten dezelfde aandacht als tijdens het sollicitatieproces. Dat geheel aan ervaringen met de werkgever noemen we de employee experience.
Check regelmatig bij nieuwe collega's of de verwachtingen nog kloppen. Ga het gesprek aan wanneer dat niet zo voelt. En bevestig ook wanneer het wél goed voelt, dat de keuze een goede is.
3. Verbinden met collega's
Voor zowel de nieuwe collega als het team is het fijn om elkaar al vooraf te leren kennen.
Een nieuwe collega wil graag weten in welk team ze terechtkomt, welke specialismen collega's hebben, of wie er op welke locaties werkt. Ze is ook nieuwsgierig naar de hobby's en interesses van haar nieuwe collega's. Zo vormt ze zich een beeld van haar nieuwe werkomgeving, en groeit het enthousiasme.
Dat enthousiasme groeit verder wanneer er berichten worden uitgewisseld. Laat de nieuwe medewerker een kort stukje schrijven om te delen met het team: wie ze is, welke functie ze heeft, waar haar interesses liggen, waar ze goed in is, en of ze zin heeft in haar nieuwe baan. Geef collega's daarna de kans om te reageren. Vanuit die verbinding ontstaan vertrouwen en energie om straks samen aan de slag te gaan.
4. Praktische voorbereiding op het werk
Jij wilt dat je nieuwe collega snel productief is en lekker aan de slag kan. Dat wil de nieuwe collega net zo graag.
Wist je dat 4% van alle startende medewerkers op de eerste werkdag al overweegt om een nieuwe baan te zoeken? Vaak komt dat doordat belangrijke praktische zaken nog niet geregeld zijn.
Voordat iemand goed aan de slag kan, is er veel praktische informatie te verwerken. Protocollen, systeeminstructies, werkafspraken. Een nieuwe medewerker is best bereid daar tijd voor te nemen, dus steek zelf ook tijd in goede, beeldende uitleg. Filmpjes blijken hier bijzonder goed voor te werken, ook bij droge stof zoals protocollen en systemen.
Bereid je als organisatie ook praktisch voor op de komst van de nieuwe collega. Wat moet klaarstaan voor de eerste werkdag? Is er nog iets uit te vragen, zoals uniformmaten, de naam voor de badge, of de behoefte aan een laptop? Zorg dat de nieuwe medewerker dit laagdrempelig kan doorgeven, vooral richting het einde van de preboarding.
Komt de eerste werkdag dichterbij, dan heeft de nieuwe medewerker vooral behoefte aan contact. Stel haar gerust: alles staat klaar, en verwijs nog eens naar het programma van die dag. Laat de teamleider, aandachtsvelder of buddy dit communiceren, want die zal haar op de eerste werkdag ook daadwerkelijk opvangen.
Met een goede overdracht van kennis en een strakke praktische voorbereiding gaat je nieuwe collega met een lach aan het werk.
De waarde van een goed buddysysteem
Essentieel in elk onderdeel van preboarding is de koppeling van de nieuwe medewerker aan een buddy. Of maatje, of aandachtsvelder. Bij voorkeur iemand uit het werkveld, misschien zelfs een directe collega. Deze buddy beantwoordt vragen, tot op het werkproces aan toe. Ook voor de buddy zelf is het waardevol om de nieuwe collega alvast te leren kennen.
De buddy staat in goed contact met HR en leidinggevenden, zodat vragen die verder gaan ook doorgespeeld of geëscaleerd kunnen worden.
Een buddy is bijzonder belangrijk, vooral in het begin van de employee journey. Waardeer die rol, en geef de buddy alle tools om de nieuwe medewerker te helpen bij vragen en onzekerheden. Betrek de buddy in alle communicatie met de nieuwe medewerker, zodat er geen verrassingen ontstaan. Organisaties die dit goed doen, maken serieus uren vrij om buddy's toe te rusten en te ondersteunen. Een investering in een goed buddysysteem is een investering in het behoud van medewerkers.
Introductiebijeenkomsten
Organiseerde jouw zorgorganisatie voor Covid ook introductiebijeenkomsten? Die zijn het meest waardevol wanneer ze over het hart van de organisatie gaan en verbinding leggen tussen dat hart en de mensen, het liefst met beleidsbepalers die vertellen over de koers van de organisatie en hun eigen betrokkenheid daarbij. Een goede introductiebijeenkomst draait om kennismaken, verbinden, motiveren en waarderen, en vindt kort na indiensttreding plaats.
In de praktijk waren introductiebijeenkomsten vaak vooral praktisch van aard: hygiëneprotocollen, veiligheidsvoorschriften, uitleg over software, sleutelbeheer, uren klokken.
Door Covid werden ze al minder massaal gehouden, en veel zorgorganisaties zoeken sindsdien alternatieven. De oplossing ligt in een goede preboarding. Is alle praktische informatie al overgedragen, dan krijgt de introductiebijeenkomst juist meer waarde, en heeft de nieuwe medewerker een voorsprong. Precies nu persoonlijke verbinding zo belangrijk is, is dat goed te realiseren.
Wil je weten hoe je preboarding en een sterk buddysysteem inricht binnen jouw organisatie? Neem contact met ons op.