Preboarding voor het behoud van medewerkers

Eerste wapenfeit

Wanneer je preboarding goed verloopt zul je een gemotiveerde en goed voorbereide nieuwe collega binnen zien komen op de eerste werkdag. Daarmee kan ook de onboarding met wind in de zeilen beginnen. Preboarding is dan ook een belangrijk eerste wapenfeit in het behoud van medewerkers.

We behandelen hieronder de vier belangrijkste onderdelen van preboarding:

1. Feest vieren!

2. Bevestiging van de goede keuze

3. Verbinden met collega’s

4. Praktische voorbereiding op het werk

1. Feest vieren!

Als zorgorganisatie is het natuurlijk aan de orde van de dag: iemand aannemen. Echter, voor de kandidaat is het een (ingrijpende) positieve verandering! En ook voor de bestaande collega’s is het fijn; een nieuwe collega betekent misschien wel uitzicht op minder werkdruk, mogelijkheden tot nieuwe samenwerking of het binnenkrijgen van kennis over een bepaald thema die je nu mist. Een feestje waard toch? 

Vooral in de eerste week nadat er is getekend is er euforie en kan dit gebruikt worden voor het aandacht geven aan deze prachtige opbrengst! Stuur bijvoorbeeld een persoonlijke videoboodschap van het team waar je komt te werken met slingers en toeters, laat op het intranet weten dat je als team/locatie/afdeling een nieuwe collega krijgt. Stuur een cadeau op naar de nieuwe medewerker. Het liefst een toepasselijk cadeau, gebruik hiervoor de informatie die je tijdens de werving- en sollicitatiefase hebt opgedaan. Want je hebt natuurlijk niet alleen zakelijke vragen tijdens de sollicitatie gesteld, maar ook vragen die je input geven tijdens de preboarding.

2. Bevestiging van de goede keuze

Nieuwe medewerkers hebben tijdens de gesprekken in de oriëntatie- en sollicitatiefase een bepaalde beeld gekregen bij de functie, maar ook bij de organisatie waar ze gaan werken. Ook is het contact intensief geweest. Nadat ze getekend hebben komen ze in een rustigere periode. 

Het gebeurt vaak dat medewerkers wel hebben getekend, maar uiteindelijk toch niet komen werken. Omdat ze toch nog twijfelen, een ander aanbod krijgen of hun ervaringen met mensen of systemen binnen jouw organisatie niet positief zijn. Het is erg belangrijk om gelijk te bevestigen dat je helemaal klaar staat voor de nieuwe medewerker, dat alles nu in kannen en kruiken is én dat ze terecht kunnen met hun vragen. Geef in de fase tussen het zetten van de handtekening en het daadwerkelijk aan het werk gaan aandacht met dezelfde beleving als tijdens het sollicitatieproces. Dit noemen we de employee experience; het geheel aan ervaringen met de (nieuwe) werkgever.

Check regelmatig met nieuwe collega’s in de preboarding fase of de verwachtingen nog overeenkomen. Ga in gesprek wanneer de verwachtingen over en weer niet goed voelen. Ook als een nieuwe medewerker aangeeft dat het goed is, zorg je voor bevestiging van de goede keuze.

3. Verbinden met collega’s

Voor zowel de nieuwe collega als het team waar de nieuwe collega terecht komt is het fijn vooraf contact te hebben met elkaar. 

Een nieuwe collega wil graag weten in welk team hij of zij terecht komt, welke collega’s welke specialismen hebben of wie er op welke locaties werken, of op de eigen locatie. Daarnaast kan een nieuwe medewerker de nieuwsgierigheid niet onderdrukken over de hobby’s of interesses te horen van de nieuwe collega’s. Je vormt je een beeld van je nieuwe werkomgeving en verdiept je in mensen. Het enthousiasme zal groeien. 

Het enthousiasme zal verder groeien als er berichten uitgewisseld worden. Laat de nieuwe medewerker een kort stukje tekst schrijven dat gedeeld kan worden met het team, de locatie of de afdeling. Over wie je bent, welke functie je hebt, welke interesses je hebt, waar je goed in bent en natuurlijk of je zin hebt in je nieuwe baan. Geef vervolgens de mogelijkheid aan collega’s om hierop te reageren en om de nieuwe collega welkom te heten. Vanuit verbinding zal vertrouwen en energie ontstaan om straks samen aan de slag te gaan. 

4. Praktische voorbereiding op het werk

Niet alleen jij als werkgever wil dat je nieuwe collega zo snel mogelijk productief is en lekker aan de slag kan. Dit wil de nieuwe collega zelf ook.

Voordat je lekker aan de slag kan zijn er veel praktische zaken die je tot je moet nemen als nieuwe medewerker. Protocollen, instructies voor systemen, afspraken die direct met je werk te maken hebben. De nieuwe medewerker is bereid om hier tijd voor te nemen, dus steek de tijd in goede (beeldende) uitleg over alle belangrijke zaken voor een goede start van je nieuwe collega. Uitleg in video's blijkt erg succesvol, ook voor het uitleggen van droge materie, zoals protocollen en systemen. 

Vanuit jouw organisatie is het erg belangrijk je praktisch voor te bereiden op de komst van de nieuwe collega. Wat moeten we voor deze collega klaarzetten voor de eerste werkdag? Moeten we nog iets uitvragen, bijvoorbeeld de maten van het uniform, de naam voor de badge, de behoefte aan een laptop, etc. Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker dit zo laagdrempelig mogelijk aan kan geven. Deze zaken zijn vooral belangrijk aan het eind van de preboarding.

Komt de eerste werkdag eraan? Dan heeft de nieuwe medewerker behoefte aan contact. Geef aandacht; stel hem of haar gerust door aan te geven dat alles klaar staat voor de eerste werkdag en verwijs nog eens naar het programma van de eerste werkdag. Communiceer gelijk vanuit de teamleider, aandachtsvelder of buddy, omdat deze de nieuwe collega zal opvangen op de eerste werkdag. 

Een goede overdracht van kennis is belangrijk om een nieuwe medewerker goed te laten starten. Als je dan ook nog een strakke praktische voorbereiding op de eerste werkdag biedt zal je nieuwe collega met een lach aan het werk gaan.

De waarde van een goed buddysysteem

Essentieel tijdens alle onderdelen van de preboarding is de koppeling van de nieuwe medewerker aan een buddy. Of maatje, of aandachtsvelder. Bij voorkeur iemand die uit het werkveld komt en wellicht een directe collega wordt van de nieuwe medewerker. Deze buddy kan direct vragen beantwoorden, tot op het werkproces aan toe. Ook voor de buddy is het fijn om de nieuwe collega te leren kennen en hier in het team voordeel mee te doen.

De buddy moet in goed contact staan met HR en leidinggevenden om ook andere vragen te kunnen doorspelen en te kunnen escaleren wanneer dit nodig is.

Een buddy is zeer belangrijk, vooral in het begin van de employee journey. Waardeer deze buddy, geef de buddy alle tools om de nieuwe medewerker te helpen bij vragen en onzekerheden. Neem de buddy mee in alle communicatie met de nieuwe medewerker, zodat er geen verrassingen zijn wanneer het over de communicatie gaat. Succesvolle organisaties stellen serieus uren beschikbaar voor het toerusten, ondersteunen en laten werken van deze buddy’s. Een investering in een goed buddysysteem is een investering in het behoud van medewerkers.

Introductiebijeenkomsten

Werden er voor Covid in jouw zorgorganisatie ook introductiebijeenkomsten georganiseerd? Introductiebijeenkomsten zijn het meest nuttig als ze gaan over het hart van de organisatie en verbinding tussen dit hart en mensen tot stand brengen, het liefst met beleidsbepalers van de organisatie die vertellen over de koers van de organisatie en hun betrokkenheid bij deze koers. Een goede introductiebijeenkomst wordt gehouden kort nadat een medewerker in dienst komt en gaat over kennismaken, verbinden, motiveren en waarderen.

Echter, introductiebijeenkomsten waren vaak praktisch van aard. Hygiëne protocollen, veiligheidsvoorschriften, uitleg over software, sleutelbeheer, uren klokken etc.

Door Covid werden introductiebijeenkomsten al niet meer massaal gehouden. Veel  zorgorganisaties zoeken alternatieven. De oplossing ligt in een goede preboarding. Met een goede preboarding kan de introductiebijeenkomst weer waardevoller worden, doordat alle praktische informatie al is overgedragen en de nieuwe medewerker een voorsprong heeft. We hebben persoonlijke verbinding nodig als we aan de slag zijn en dit wordt hierdoor mogelijk.

Aan de slag!

Voor het behoud van medewerkers is aandacht belangrijk. Aandacht tijdens alle fases van de employee journey. En dit kun je al starten tijdens de preboarding, juist op de momenten wanneer de nieuwe medewerker de aandacht nodig heeft. Samen werken aan het behoud van medewerkers in de zorg!

Sibi helpt zorgorganisaties bij het geven van aandacht tijdens alle fases van de employee journey. Neem eens een kijkje op onze pagina voor HR manager in de zorg of recruiter in de zorg. Of kijk eens naar onze oplossingen. En als je vragen hebt, neem dan gerust contact op.