Webpagina's zijn de toekomst van documentbeheer

Documentbeheer speelt een cruciale rol binnen veel organisaties, zeker bij zorgorganisaties. Of het nu gaat om beleidsstukken, protocollen of handleidingen. Documenten zijn overal én essentieel. Maar is het traditionele documentbeheer, zoals we dat kennen, nog wel toekomstbestendig? De opkomst van webpagina's biedt een nieuw perspectief op documentbeheer dat veel effectiever en flexibeler is.

Laten we eens kijken waarom webpagina's de toekomst zijn!

Interactiviteit

Documenten, zoals Word of PDF, zijn van nature niet interactief. Wil je een video toevoegen? Of interactieve elementen zoals uitklapbare tekst? Helaas, dat kan niet zomaar. Dit beperkt de manier waarop je informatie kunt presenteren.

Webpagina’s zijn bij uitstek geschikt voor interactieve content. Voeg eenvoudig link, video's, audio, en uitklapbare tekst toe en maak de informatiebeleving dynamischer en aantrekkelijker voor de gebruiker.

Toegankelijkheid

PDF’s, Word of andere documenten vereisen vaak specifieke software om te openen. Niet iedereen heeft altijd de juiste tools bij de hand, vooral niet op mobiele apparaten, wat de toegankelijkheid flink beperkt.

Webpagina's zijn toegankelijk vanaf elk apparaat met een browser. Geen extra software of downloads nodig. Gewoon klikken, lezen en navigeren.
Webpagina’s kunnen daarnaast ook digitaal toegankelijk (WCAG) gemaakt worden, zodat het ook voor mensen met een beperking toegankelijk is.
 

Vinden van informatie

Het vinden van specifieke informatie in een stapel documenten kan tijdrovend zijn. De zoekmogelijkheden binnen PDF’s zijn vaak beperkt en niet zo nauwkeurig als je zou willen. Hoewel er technieken bestaan om documenten te doorzoeken, halen ze het niet bij de efficiëntie van webgebaseerde oplossingen.
Het vinden van de juiste informatie gaat bij webpagina’s sneller. Je hoeft niet eerst het betreffende document te downloaden om vervolgens te constateren dat dit niet de goede is.

Webpagina’s werken beter samen met de AI assistent van Sibi; vooral omdat de zorgmedewerker niet een document hoeft te downloaden voordat ze de gezochte informatie vindt.

Versiebeheer

Het bijhouden van de juiste versies van een document kan frustrerend zijn. Wie heeft de laatste versie? Waar staat die opgeslagen? Een gepubliceerde PDF is statisch; je kunt er niet zomaar in verder werken. Uiteraard staat de juiste versie wel in het DMS, maar is het natuurlijk om daar te zoeken?

Webpagina's bieden eenvoudig en overzichtelijk versiebeheer. Elke wijziging wordt nauwkeurig en automatisch bijgehouden en vorige versies zijn makkelijk terug te vinden. De ‘papertrail’ wordt gewaarborgd. Nooit meer zoeken naar dat ene ‘werkdocument’.

Samenwerking

Webpagina's zijn eenvoudig te delen en te bewerken. Werk samen in real-time, nodig andere auteurs uit, en behoud altijd controle over de inhoud. Wijzigingen zijn traceerbaar, wat zorgt voor een transparant en efficiënt werkproces.

Wikipedia als voorbeeld

Wikipedia is een goed voorbeeld van hoe kennis op webpagina’s geëtaleerd kan worden en door de ‘crowd’ wordt beheerd. Sibi heeft twee mechanismes overgenomen van Wikipedia, waarvan wij denken dat dit bijdraagt aan de kwaliteit van de inhoud:

• Verbetering suggereren
  Zie je een fout? Meld het aan de auteur. Als er meerdere verbeteringen zijn gesuggereerd, maar de inhoud is niet gewijzigd; wordt de webpagina offline gehaald.
• Auteur inzichtelijk
  We tonen wie de auteur is. Zo is er iemand verantwoordelijk en kan deze persoon eenvoudig gecontacteerd worden.

Werken aan het organisatiebrein

Sibi ziet het delen van kennis - en daarmee werken aan het organisatiebrein - als dé succespeiler onder het intranet. Kennis kan uitstekend geplaatst worden op webpagina’s. Sibi biedt handige tools om de kennis up-to-date te houden.
Ik pleit voor meer webpagina’s en minder documenten. Rijkere inhoud, betere toegankelijkheid maar vooral het eenvoudigere vindproces zijn belangrijke argumenten. Wil je eens zien hoe dit in het echt werkt? Stuur gerust een bericht!