Het Document management systeem (DMS) voor de zorg
Kennis en beleid van zorgorganisaties staat veelal in documenten. Het vereist ook een grondig proces om te voldoen aan regelgeving mbt beleidsdocumenten. Met ons DMS ben je verzekerd van:
- Kennis dichtbij
Het DMS is beschikbaar, via het sociaal intranet, voor elke zorgprofessional via elk device (afhankelijk van autorisatie uiteraard). - Grondig proces
Documenten in het DMS worden via een grondig proces geplaatst, gecontroleerd en bijgehouden. - Snel vinden wat je zoekt
Ons zoeksysteem zoekt niet alleen in keywords, maar zelfs door documenten, van allerlei soorten.
Wil je meer weten?
Ben je geïnteresseerd en wil je meer weten over de werking van het Document Management Systeem van Sibi? Vraag hieronder een demo aan.
30 minuten vol tips en inzichten
Een doordacht proces voor kwaliteitswaarborging
Het beheer van documenten bestaat uit vijf stappen. Zowel voor nieuwe documenten als voor bestaande documenten. Bij dit proces worden meerdere medewerkers betrokken die met elkaar kunnen communiceren over de inhoud van het document. Voordat het document gepubliceerd worden hebben er dus meerdere medewerkers naar gekeken, zodat de kwaliteit van documenten is gewaarborgd. Medewerkers hebben extra rechten nodig om betrokken te zijn bij dit proces.
Het is ook mogelijk om het proces met de vijf stappen te omzeilen als dit niet nodig wordt geacht. Dit stelt je in staat om snel een document te plaatsen, zonder dat je moet wachten op de acties van andere medewerkers.
Koppeling met Cloud
Steeds meer zorgorganisaties werken vanuit de Cloud. In dat geval wil je liever linken naar documenten die in de cloud zijn opgeslagen (in plaats van het document uploaden. In het DMS is het mogelijk om te linken naar documenten die op Google drive en Sharepoint staan. Maak jij gebruik van een andere cloudprovider? Neem dan contact met ons op over de mogelijkheden voor koppelingen met andere cloudproviders.
Vind en bekijk snel en eenvoudig het juiste document
Alle medewerkers die toegang hebben tot het Sociaal intranet hebben ook toegang tot het DMS. Je kunt eenvoudig documenten zoeken met behulp van de zoekfunctionaliteit of een boomstructuur met categorieën. De zoekfunctionaliteit zoekt ook in het document (ook in PDF), waardoor je het juiste document sneller vindt.
Niet alle documenten zijn voor iedereen relevant. Om de relevantie van documenten te vergroten is het ook mogelijk om documenten alleen zichtbaar te maken voor specifieke afdelingen of collega’s.
Documenten worden geopend in de browser. Je hoeft het document dus niet te uploaden.
Verbetersuggesties aandragen
Iedereen maakt fouten. Dus ook in documenten staan wel eens onjuistheden en dan is het fijn dat de fout eenvoudig hersteld kan worden. Het DMS faciliteert dit door medewerkers de mogelijkheid te bieden om een verbetersuggestie aan te dragen. De auteur van het document ontvangt een mail met de verbetersuggestie, zodat het document aangepast kan worden.
of bel 038 230 37 50 voor advies.