Document Management Systeem (DMS) voor de zorg

Altijd de juiste informatie binnen handbereik

Een Document Management Systeem (DMS) is meer dan een map met Word- en PDF-bestanden. In de zorg draait het om kennis die medewerkers snel kunnen vinden en vertrouwen.

Denk aan protocollen, kwaliteitsdocumenten, beleidsdocumenten, werkinstructies en formulieren. Of die nu op het intranet staan, in SharePoint of in de cloud.

Met het DMS van Sibi staat alle kennis op één centrale plek. Volledig geïntegreerd in het Sociaal Intranet. Zo kunnen medewerkers eenvoudig documenten zoeken én vinden op één plek. Altijd actueel, betrouwbaar en veilig.

Waarom zorgorganisaties kiezen voor het DMS van Sibi

Kennis dichtbij

Iedere zorgprofessional moet snel toegang hebben tot de juiste informatie. Daarom is het DMS beschikbaar via het Sociaal Intranet, op ieder device.

Of iemand nu werkt op kantoor, op een afdeling of onderweg is: belangrijke documenten zijn altijd bereikbaar. Natuurlijk afgestemd op de juiste autorisaties. Zo hebben zorgprofessionals altijd toegang tot actuele kwaliteitsdocumenten en protocollen.

Grip op documentbeheer, kwaliteitsmanagement en compliance

In de zorg moet documentbeheer goed geregeld zijn. Met duidelijke afspraken over versiebeheer, revisie en goedkeuring. Het DMS van Sibi ondersteunt kwaliteitsmanagement en compliance binnen zorgorganisaties. Processen rondom documentbeheer worden automatisch bijgehouden, zodat kwaliteitsdocumenten, protocollen en beleidsdocumenten altijd actueel blijven.

Zo voldoe je eenvoudiger aan kwaliteitseisen en certificeringen zoals:

HKZ
ISO
NEN7510
Prezo
Kwaliteit@

Dat geeft rust, overzicht en zekerheid tijdens audits en controles.

Snel documenten zoeken en vinden

Niemand wil lang zoeken naar een protocol of beleidsdocument. Daarom zoekt het DMS niet alleen op bestandsnamen of trefwoorden, maar ook ín documenten. Of het nu gaat om een PDF, een intranetpagina of een document in SharePoint of Google Drive.

Medewerkers kunnen daardoor snel documenten zoeken, direct openen en meteen gebruiken. Zo vindt iedere zorgprofessional sneller de juiste informatie.

Geïntegreerd in het Sociaal Intranet

Het DMS van Sibi is geen los systeem naast het intranet. Het is een onderdeel van het Sociaal Intranet zelf.

Daardoor staan documenten precies op de plek waar medewerkers dagelijks werken en communiceren. Dat maakt informatie makkelijker toegankelijk én zorgt ervoor dat het systeem echt gebruikt wordt. Zo combineer je sociaal intranet, documentbeheer en kwaliteitsmanagement in één centrale omgeving.

Slimme kwaliteitsroutine voor documentbeheer

Goede documenten vragen om een goed proces. Daarom bevat het DMS van Sibi een slimme kwaliteitsroutine.

Per document wijs je eenvoudig rollen toe, zoals:

auteur;
controleur;
eigenaar.

Samen doorlopen zij een vaste workflow voor controle, revisie en goedkeuring. Zo weten medewerkers precies wat er van hen verwacht wordt en worden documenten zorgvuldig gecontroleerd vóór publicatie.

Dat helpt zorgorganisaties om compliant te werken en grip te houden op kwaliteitsdocumenten.

Functionaliteiten van de kwaliteitsroutine

Revisiegeschiedenis

Oude versies blijven bewaard en zijn altijd terug te halen.

Automatisch versiebeheer

Nieuwe versies worden automatisch opgeslagen. Zo blijft versiebeheer overzichtelijk en betrouwbaar.

Revisiedatum en meldingen

Betrokken medewerkers krijgen automatisch een melding wanneer een document revisie nodig heeft.

Documentclassificatie en informatiebeveiliging

Documenten worden automatisch ingedeeld op het juiste beveiligingsniveau. Belangrijk voor informatiebeveiliging en normen zoals NEN7510 en ISO27001.

Dankzij slimme autorisaties hebben medewerkers alleen toegang tot informatie die voor hen relevant is.

Verbetersuggesties

Medewerkers kunnen eenvoudig verbetersuggesties doorgeven. De auteur ontvangt hiervan automatisch een melding.

Zo blijven kwaliteitsdocumenten actueel en betrouwbaar.

Rollen per document

Per document bepaal je wie verantwoordelijk is voor inhoud, controle en beheer.

Visueel dashboard

Via een duidelijk dashboard houd je overzicht op het hele proces van documentbeheer en kwaliteitsmanagement.

Flexibel in te richten

Je bepaalt zelf voor welke documenten je de kwaliteitsroutine gebruikt.

Koppeling met SharePoint en de Cloud

Veel zorgorganisaties werken met SharePoint, Google Drive of andere cloudoplossingen.

Daarom kun je vanuit het DMS eenvoudig linken naar documenten die al in de cloud staan. Zo hoef je bestanden niet dubbel te beheren en werken medewerkers altijd met de juiste versie.

Werk je met een andere cloudprovider? Dan kijken we graag samen naar de mogelijkheden.

Snel het juiste document openen

Iedere medewerker met toegang tot het Sociaal Intranet kan eenvoudig documenten zoeken en openen.

Dat kan via:

de zoekfunctie;
categorieën;
een overzichtelijke boomstructuur.

Documenten openen direct in de browser. Downloaden is dus niet nodig.

Daarnaast bepaal je eenvoudig welke documenten zichtbaar zijn voor specifieke teams of afdelingen. Zo blijft informatie overzichtelijk, veilig en relevant.

Samen werken aan betere kwaliteit

Soms ziet een medewerker als eerste dat informatie niet meer klopt. Dan wil je dat snel kunnen aanpassen.

Daarom kunnen medewerkers eenvoudig een verbetersuggestie indienen. De auteur ontvangt direct een melding en kan het document aanpassen.

Zo blijven protocollen, kwaliteitsdocumenten en beleidsdocumenten actueel en werk je samen aan betere kwaliteit.

Meer weten over het DMS van Sibi?

Benieuwd hoe het DMS van Sibi helpt om documenten beter te beheren, sneller documenten te zoeken en grip te houden op kwaliteitsmanagement en compliance?

Vraag een demo aan en ontdek in 30 minuten:

hoe medewerkers sneller informatie vinden;
hoe je grip houdt op documentbeheer;
hoe je kwaliteitsdocumenten centraal beheert;
en hoe je voldoet aan kwaliteitseisen zoals HKZ en NEN7510 zonder extra gedoe.

Meepraten over software voor de perfecte employee experience?