Van prikbord naar Sociaal intranet

Het prikbord van de directie

Traditionele organisatie culturen kennen veelal een top-down communicatie stijl. Dit is een-op-een terug te zien in het gebruik van het intranet, waarbij het ingezet wordt als prikbord voor organisatorische mededelingen. Medewerkers hebben zelf geen mogelijkheid om te participeren, enkel te ontvangen. Dit lezen gebeurd zelden, omdat medewerkers geen reden hebben om het intranet te openen. Voor de zekerheid verstuurt de directie ook maar een e-mail van belangrijke topics, want "Dan lezen medewerkers het wel".

De blackbox

Per dag besteden medewerkers veel tijd aan het schrijven, beantwoorden van e-mails. Dan heb ik het nog niet eens over de hoeveelheid CC’s die binnenkomen in de inboxen van medewerkers. Deze overload aan informatie moet verwerkt worden en is in veel gevallen beperkt relevant. Doordat veel software gebruikt maakt van notificaties zoals geluiden of pop-up's onderbreekt het altijd werkzaamheden en is het moeilijk om focus te houden. Helemaal omdat er een mate van verplichting kleeft aan het beantwoorden van e-mail.

Doordat men veelal een-op-een communicatiemiddelen zoals e-mail hanteert, wordt kennis opgesloten in inboxen. Het missen van een e-mailbericht of CC resulteert in medewerkers die niet alle benodigde informatie en kennis hebben om te correct of ‘nog beter’ te handelen. Een inbox is net als een blackbox, waarbij de informatie veilig afgeschermd is en enkel te bereiken is voor de geadresseerde. Dit is enerzijds heel wenselijk, maar anderzijds betreft het informatie en kennis die voor velen een toegevoegde waarde hebben.

Ook de toegankelijkheid van de vele mappen die gearchiveerd zijn in kasten achter verschillende bureau is te beperkt. De mappen zijn niet op afstand te bereiken en zodra de deur op slot zit houdt het snel op. Van snelle toegang is geen sprake, helemaal niet op afstand. Voor beschikbaarheid op afstand gebruiken organisaties cloudoplossingen, echter hoeveel verschillende cloudoplossingen gebruikt uw organisatie en heeft iedereen toegang hiertoe?

Van prikbord naar Sociaal

Deze vormen van communicatie sluiten in een digitaal tijdperk waar informatie sneller dan ooit te voren voor handen ligt niet meer volledig aan. Het implementeren van Social technologie biedt organisaties de mogelijkheid te transformeren naar een transparante knowledge-sharing cultures. Samenwerken in het Sociaal Intranet is eenvoudig in projecten en groepen. Medewerkers kunnen lid worden van deze projecten en groepen of deze volgen om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen. Met de mogelijkheid om te reageren op onderwerpen ontstaat dialoog, waarbinnen een ieder zich kan mengen. De betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie zal hierdoor groeien.

Het werken in projecten maakt het mogelijk om een groot deel van het e-mailverkeer te ellimineren. Notulen en projectplannen kunnen gekoppeld worden aan een project, waardoor iedereen de beschikking heeft over de meest recente documenten en op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen. 

Eilanden naar vast land

Organisaties met meerdere locaties en verschillende afdelingen worden veelal gekenmerkt door een 'eilanden-cultuur'. De verschillende locaties zijn voor velen niet meer dan een naam, en velen kennen collega's van andere afdelingen niet. Het Sociaal Intranet brengt hier verandering in, doordat locaties de mogelijkheid hebben om nieuws te communiceren.

Groepen brengt medewerkers met gedeelde interesse, werk- of niet-werk gerelateerde onderwerpen met elkaar in contact. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een vraag-en-aanbod- of wielrengroep. Onze ervaring is dat medewerkers verantwoordelijk omgaan met de vrijheid en het grootste deel werk gerelateerde onderwerpen betreft. Door het smoelenboek hebben alle medewerkers een gezicht op het Sociaal Intranet, waardoor digitaal communiceren persoonlijk is.

Sociaal voor iedereen

Waar het intranet bij veel organisaties nog steeds het prikbord van de directie is, zien wij dat het implementeren van een Sociaal Intranet een breed gedragen verandering is. Medewerkers in alle lagen van de organisatie zien het Sociaal Intranet als onderdeel en eigendom van de gehele organisatie. Elke keer worden wij weer verrast door nieuwe initiatieven die medewerkers starten binnen het Sociaal Intranet. Hier worden wij blij van en het geeft ons weer nieuwe ideeën voor doorontwikkeling.

Wil je met je organisatie ook af van het intranet als prikbord? Bekijk de mogelijkheden van ons Sociaal Intranet voor de zorg.