Succesvol intranet: 9 praktische tips voor de zorg

Je hebt een belangrijk bericht voor alle collega's. Je zet het op intranet, stuurt een mail en hangt voor de zekerheid een poster in de teamkamer. Een week later blijkt dat twee locaties nergens van weten. Herkenbaar? Voor veel communicatieprofessionals in de zorg is dit dagelijkse realiteit. Het grootste deel van je collega's werkt zonder bureau en zonder vaste werkplek. Zij staan aan het bed, rijden van cliënt naar cliënt of draaien nachtdiensten. Zorgmedewerkers bereiken is daardoor een vak apart.

Een goed sociaal intranet maakt interne communicatie in de zorg een stuk eenvoudiger. Dan moet het wel goed staan. Uit alle intranetten die wij bij zorgorganisaties implementeerden, halen we negen succesfactoren.

1. Maak het relevant voor elke collega

Relevantie is de belangrijkste succesfactor. Een verzorgende in de wijk heeft andere informatie nodig dan een behandelaar of een collega van de servicedesk. Werk daarom met nieuwsstromen per locatie, team of thema. Laat collega's zich abonneren op wat voor hen speelt. Zo opent iemand het intranet en ziet direct iets dat over het eigen werk gaat. Dat is het moment waarop een intranet meerwaarde krijgt.

2. Geef het intranet aan je collega's

Het intranet is van iedereen. Geef elke medewerker de mogelijkheid om zelf content te plaatsen: een succes van het team, een vraag aan collega's of foto's van het zomerfeest. Communicatie is daarbij de regisseur die de kwaliteit bewaakt: de lijn, de toon en de betrouwbaarheid van de informatie. Je collega's vullen het leven in. Dat verhoogt de betrokkenheid en daarmee het gebruik.

3. Behandel adoptie als een traject met drie fases

Een intranet wordt nooit vanzelf onderdeel van de werkdag. In ons webinar met Adoptics vatten we adoptie samen in drie fases: starten, landen en boeien. Starten doe je vóór de livegang: neem medewerkers mee, luister naar hun wensen en vertel een helder verhaal over het waarom. Landen draait om begeleiding: scholing in de context van het eigen werk, met duidelijk eigenaarschap en een heldere rolverdeling. Boeien begint na de livegang: blijf het platform voeden met verhalen, vier successen en werk met een vaste redactieformule. Zonder die laatste fase veroudert een intranet binnen zes maanden.

Nog een tip uit de praktijk: geef het intranet de naam van een persoon. Dat maakt het platform eigen en geeft je collega's iets om over te praten.

4. Werk aan je organisatiebrein

In elke zorgorganisatie zit enorm veel kennis. Vaak weet men het alleen van elkaar niet. Zie het intranet daarom als het brein van je organisatie. Stafafdelingen zoals HR, communicatie en ICT etaleren er hun kennis, van verlofregeling tot werkinstructie. Dat voorkomt een hoop losse vragen. Het organisatiebrein voed je ook met een koppeling met de Vilans zorgprotocollen. Zo stelt elke zorgmedewerker op elk moment een vraag, van zorginhoudelijk tot werkgeversgerelateerd. Al die vastgelegde kennis is bovendien perfecte input voor een AI-assistent.

5. Maak het intranet de start van de werkdag

Koppel het intranet aan de systemen die collega's dagelijks gebruiken: het elektronisch cliëntendossier (zoals Nedap ONS, Ecare of SDB), het leerplatform (zoals Visma Plusport of SDB) en de HR-software (zoals Visma of AFAS). Het liefst met Single Sign On, waardoor iedereen met één keer inloggen overal bij kan. Sommige klanten gaan een stap verder: zij zorgen dat het intranet het eerste is dat een zorgmedewerker ziet bij het opstarten. Een tactiek die het overwegen waard is.

6. Denk mobiel, want je collega's zijn onderweg

Het grootste deel van de zorgmedewerkers zit zelden achter een computer. Een sociaal intranet voor de zorg werkt daarom net zo goed op de telefoon als op de laptop, via een app of een omgeving die zich aanpast aan elk scherm. De collega die onderweg het nummer van een teamgenoot zoekt, moet dat binnen tien seconden gevonden hebben.

7. Houd het snel, simpel en luchtig

Gebruiksgemak bepaalt of collega's terugkomen. Een overzichtelijk startscherm, een goede zoekfunctie en pagina's die direct laden. Traagheid werkt demotiverend, zeker in een pauze van tien minuten. Test het ontwerp met een paar collega's van verschillende locaties voordat je live gaat. Luchtigheid mag er ook zijn. Geef ruimte aan informele groepen, bijvoorbeeld rond mountainbiken. Alles wat de verbinding tussen collega's versterkt, is mooi.

8. Voorkom veel mail door een persoonlijke weekmail

Een goed intranet gaat de strijd aan met de volle mailbox. Stuur wekelijks één samenvatting met daarin alleen de berichten die voor die collega relevant zijn: updates uit de eigen groepen, nieuws van de eigen locatie. Eén mail per week die echt over jou gaat, leest fijner dan tien losse berichten voor iedereen.

9. Regel praktische zaken op dezelfde plek

Verlof aanvragen, een ruimte boeken, een declaratie indienen of een storing melden. Hoe meer van deze interne dienstverlening via het intranet loopt, hoe waardevoller het wordt. Collega's komen dan terug omdat het hen tijd scheelt. Dat is de beste reclame die een intranet kan krijgen.

Het verschil voor jou als communicatieprofessional in de zorg

Een succesvol intranet geeft je één kanaal waarmee je al je collega's bereikt, ook de collega's zonder bureau. Je ziet wat gelezen wordt, je krijgt reacties terug en je bouwt aan verbondenheid. Dat raakt de missie van Sibi: zorg beschikbaar houden door te werken aan het behoud van zorgprofessionals. Inmiddels werken meer dan 30.000 zorgprofessionals dagelijks met software van Sibi.

Benieuwd hoe het sociaal intranet van Sibi eruitziet en wat het jouw organisatie oplevert? Bekijk hier het sociaal intranet voor de zorg of vraag een demo aan. Welke van deze negen tips pak jij als eerste op?