Vertrekkende medewerkers. Niet leuk, of toch wel? Een goede offboarding is essentieel, voor zowel de vertrekkende medewerker als voor jouw organisatie.
Offboarding is het proces voordat een medewerker formeel uit dienst gaat. Het is een zeer belangrijk onderdeel voor de toekomst van je medewerker, maar ook voor jou als organisatie! Het is een proces dat kennisoverdracht faciliteert, maar ook een onderdeel is van reputatiemanagement. Daarnaast kan het weer leiden tot werving.
Los van alle doelen zegt het iets over hoe je met mensen omgaat (employee experience). De kans om te leren van mensen en oprecht afscheid te nemen.
Vertrekkende medewerkers zijn niet leuk. Toch? Leuk of niet, het is een belangrijk onderdeel van je employee journey. Al in de werken & ontwikelen fase is 'vertrekken' een gespreksonderwerp. Wees daarom open over de mogelijkheden om te vertrekken. Het mag besproken worden. Veer mee en verplaats je in de medewerker. Hij of zij gaat ook weer verder in zijn/haar werkbare leven en kan daarin van onschatbare waarde zijn voor jouw organisatie.
Medewerkers hebben kennis. Van processen, projecten, een mening over de organisatie. De offboarding fase faciliteert het proces dat deze kennis gedocumenteerd en ontsloten wordt. Dit is natuurlijk een vervolg van de kennismanagement zaken die je tijdens je werk al deelt. Heb je alles goed gedocumenteerd, laat je een document achter voor je vervanger?
Sluit de feedback loop door waardevolle input te halen uit de offboarding van vertrekkende medewerkers. Waarom neemt de medewerker afscheid, wat heeft deze medewerker gezien? Lopen meerdere medewerkers tegen deze barrières op? Kunnen we het proces aanpassen of is het proces al goed en hoeven we hierover alleen te communiceren?
Afscheid nemen is een belangrijk moment. Echt afscheid nemen is belangrijk voor afsluiten en opstarten. Zo zal een vertrekkende medewerker sneller kunnen opstarten van nieuwe stappen in hun loopbaan en zal ook de reële evaluatie van de vorige werkgever eerder starten.
Ook voor zittende medewerkers is afscheid nemen belangrijk. Zo kunnen zij uiteindelijk sneller eventuele opvolgers of veranderingen in de werkomgeving gaan accepteren.
Instroom bevorderen met de offboarding? Huh? Juist, met een goede offboarding activeer je de afscheidnemende werknemer om vrienden, kennissen, collega's aan te bevelen om bij jouw organisatie te komen werken.
Daarnaast kun je in contact blijven met afscheidnemende werknemer zodat ze weten wat er speelt bij je organisatie. En wellicht valt een groot bezwaar om te blijven werken bij jou als werkgever wel weg met nieuwe ontwikkelingen die je communiceert, nadat zij uit dienst zijn.
Offboarding zegt iets over jou als werkgever. Ben je in staat om iets te doen met de feedback en goed afscheid te nemen zodat je verbonden blijft met de vertrekkende medewerker?
Creëer ambassadeurs, niet alleen voor werving van nieuwe medewerkers, maar ook voor het aanmoedigen van andere ambassadeurs. Het is goed geregeld bij de werkgever waar ik weg ben gegaan!
Ook voor de medewerkers die nog bij je organisatie werken: zij zien dat werknemers die afscheid gaan nemen serieus genomen worden en er nog steeds bij horen. Andersom: ontevreden medewerkers verspreiden minder goed nieuws snel. Wees je bewust dat je in deze fase van de employee journey veel kunt winnen, maar ook veel verliezen.
Het proces van offboarding inrichten is veel werk. Het inzetten van software kan je helpen. De voordelen:
Het is schaalbaar
Geen papieren formulieren meer
Anoniem bijdrages vragen
Goed up te daten naar actualiteit
Specifieke content voor locatie, teams of functiegroepen
Inrichten voor verschillende vormen van afscheid (pensioen, uitdaging, ziekte)
In de tijd uitgezette content (dripping)
Te koppelen aan elk personeelsadministratiesysteem
Vergelijken met de buren
Binnen onze software voor offboarding, bestaat de mogelijkheid van het ophalen van feedback en het terugkoppelen van acties uit de feedback. Ook kunnen processen van overdracht gefaciliteerd worden door het inrichten van specifieke nieuwsitems, uitlegvideo's of veel gestelde vragen.
Daarnaast kan er uiteraard goed afscheid genomen worden door collega's (laat een bericht achter voor je afscheidnemende collega) en van collega's (stuur een afscheidsbericht naar je team/locatie). Tegelijk bestaat de mogelijkheid om de medewerker te vragen om blijvend contact te houden.
Lees hier meer over Offboarding in de zorg. Of lees alles wat je wilt weten over wat Sibi voor jou als HR manager kan betekenen.
Henk Gootjes : 14 maart 2024
Het optimaliseren van samenwerking tussen HR, communicatie en ICT is cruciaal om verzuim en uitstroom binnen een organisatie te verminderen. Ontdek...
Henk Gootjes : 10 januari 2024
Het traditionele medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) in de zorg heeft zijn beste tijd gehad. Want zeg eens eerlijk: wie zit er nou te wachten op...
2 min read
Lennard Veldwijk : 13 juni 2019
Een goed intranet, waardoor jij en je collega's meer tijd hebben voor het werk waar jullie goed in zijn. Daar ligt onze focus. Door alle...
Henk Gootjes