Businesscase voor een Sociaal Intranet

Velen presenteren een lijst met voordelen gericht op communicatie die, onterecht, met één vraag omver worden geholpen: “Wat is de Return on Investment?” Deze vraag is goed te beantwoorden door de voordelen voor verschillende afdelingen te kwantificeren in een businesscase. Dit is in combinatie met het beschrijven van de voordelen de sleutel om te overtuigen. In dit blog belichten wij onderdelen die je in veel gevallen aan je businesscase voor het Sociaal Intranet kan toevoegen.

Waarom een businesscase?

Een businesscase is een mooi instrument onderbouwd te investeren in eensoi opportune. Het betreft een set aan argumenten om de voordelen voor een organisatie of dienst te belichten met de nadruk op het uiteindelijke doel. Voor de beslissers is het noodzakelijk dat het resultaat van de investering gekwantificeerd wordt in besparingen en winst. Echter is dit niet de enige voeding voor het besliskader en is het benadrukken van moeilijk kwantificeerbare voordelen, vaak onder de noemer Social Return on Investment, voor de organisatie essentieel.

Het uiteindelijke doel is om beslissers te overtuigen om te investeren in een Sociaal Intranet en een goede voorbereiding door middel van een businesscase ondersteunt de overtuigingskracht.

Sociaal Intranet voor de zorg

In de zorgsector komen wij een aantal onderwerpen vaak tegen die goede input leveren voor de businesscase. Sommige onderdelen zijn eenvoudig te kwantificeren zoals organisatie-specifieke besparingen, andere zoals de voordelen voor de organisatie zijn vaak minder goed in in euro's uit te drukken, maar essentieel voor een volledige businesscase. Wij lichten de verschillende onderdelen kort toe: 

Social Return on Investment

De sociale voordelen van het implementeren van een Sociaal Intranet zijn vaak moeilijk te kwantificeren, maar zijn onmisbaar in de businesscase. Het benoemen van onderwerpen zoals hogere betrokkenheid van medewerkers en één team in plaats van eilanden. De irritatie en stress die gepaard gaat met niet goed functionerende oude systemen is bij medewerkers veelal hoog en tevens een goede reden om medewerkers te investeren in een up-to-date Sociaal Intranet. Het toevoegen van dergelijke sociale voordelen maken dat het beslissingskader niet enkel gedomineerd wordt door cijfers. 

Lange zoektijden

Het zoeken naar documenten, contactgegevens van collega's en informatie is niet alleen tijdrovend, maar wekt ook veel irritatie op zodra het niet gevonden wordt. Losse telefoonlijsten, verschillende locaties waar documenten opgeslagen worden en informatie dat zich in mailboxen van andere bevinden. Het centraal aanbieden van deze informatie binnen een Sociaal Intranet verminderd zoektijden. Het zorgt ervoor dat medewerkers zich kunnen richten op hetgeen zij goed zijn en niet onnodig tijd verliezen. Door ruimte te reserveren voor veelgestelde vragen worden medewerkers niet dagelijks met dezelfde vragen overspoeld. Denk hierbij aan vragen over loonstrookjes en vakantiedagen, het installeren van printers of het aanvragen van visitekaartjes. McKinsey schat in het benoemde onderzoek dat zoektijden naar informatie met wel 35% kunnen worden teruggebracht. Reken de besparingen op jaar eens uit als alle FTE's binnen de organisatie 10 minuten per week besparen aan het zoeken naar informatie.

Minder e-mail

Het gebruik van e-mail als communicatiemiddel is bijna niet weg te denken en is voor velen een dagelijkse taak geworden. Medewerkers ontvangen veel e-mails en onnodig veel CC's. Dit terwijl het lezen, beantwoorden en typen van al het mailverkeer ontzettend veel tijd kost. Een Sociaal Intranet is een goed communicatiemiddel en biedt mogelijkheden om de bestede uren aan e-mail fors terug te brengen. Het grote voordeel is dat kennis gedeeld wordt en verstuurde bijlages zoals notulen qua versie altijd kloppen. McKinsey schat in onderzoek dat het totale gebruik van e-mail van stafmedewerkers gereduceerd kan worden met 25%. Alle uren dat medewerkers per maand maal het gemiddelde uurloon is forse besparing waarbij kennisdeling een wenselijke bijkomstigheid is.

Licenties van documentmanagementsystemen

Binnen veel organisaties worden documenten op verschillende locaties opgeslagen. Er is een lokale schijf en medewerkers gebruiken een cloudoplossing zoals Dropbox of Doogle Drive. Hierdoor is het updaten, controleren en vooral vinden van documenten niet gemakkelijk. De documentmanagement systemen van software leveranciers gaan vaak gepaard met kostbare licentiekosten en zijn complex in gebruik. Het Sociaal Intranet is een zeer geschikte centrale plek om documenten te beheren en gemakkelijk vindbaar te maken. Ga voor de businesscase eens na hoeveel er momenteel geïnvesteerd wordt in licenties van documentmanagementsysteem.

Minder brieven

Het is noodzakelijk om medewerkers op de hoogte te houden van belangrijke ontwikkelingen die binnen uw organisatie spelen. Hierbij worden uitnodigingen en mededelingen veelal door traditie via briefpost verstuurd. De totale printkosten lopen vaak op tot onbekende totalen, omdat men niet stilstaat bij de som van de kosten. Zeker als de tijd wordt meegerekend van het verspreiden van de brieven. Communiceren via brieven komen met het nadeel dat niet te meten is hoeveel medewerkers het gelezen hebben. De informatie is in veel gevallen snel, goedkoop en eenvoudig via een Sociaal Intranet te verspreiden en opvolgingen zoals het inschrijven voor de griepprik zijn digitaal goed af te vangen.

Instroom nieuwe medewerkers

Voor een goede start is het belangrijk dat nieuwe medewerkers voorzien worden in alle informatie die zij nodig hebben. Handleidingen en CAO's worden veelal geprint en in een map geplaatst om hen op gang te helpen. Tevens ontvangen zij uitleg uurtjes om de basissystemen te leren kennen en worden er introductiebijeenkomsten georganiseerd om alle nieuwe medewerkers een introductie van de organisatie te bieden. Binnen het Sociaal intranet zijn deze onderdelen efficiënt af te vangen door e-learning en kan er bespaard worden op inwerkuren, printkosten en kostbare introductiebijeenkomsten. 

Update: inmiddels hebben we hier nog een betere oplossing voor ontwikkeld, namelijk Onboarding.

Digitaal personeelsblad

Het versturen van een personeelsblad is een mooie manier om ontwikkelingen onder de aandacht te brengen en betrokkenheid van medewerkers te vergroten. Zorgorganisaties versturen veelal mooie glossies vol nieuwtjes en ontwikkelingen aankleed met fotografie en ontwerp om de informatievoorziening zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Maar hoeveel werknemers bekijken en lezen deze niet-duurzame glossies nu werkelijk? De kans dat deze bij het oud papier belandt is vrij groot. In een digitaal tijdperk waar duurzaamheid een belangrijke rol speelt sluit een papieren personeelsblad niet meer aan bij de dagelijkse stroom aan informatie. De content is ontzettend goed geleidelijk te verspreiden via het Sociaal Intranet en zorgt voor mooie vulling. Hiermee kan een organisatie besparen op ontwerp, fotografie, druk- en distributiekosten.

Start een onderzoek

Om niet teveel te werken met aannames in de businesscase is het interessant om eens onderzoek te doen onder de medewerkers. Het starten met kwalitatieve diepte-interviews met medewerkers geeft goede input voor het onderzoek. Om te controleren of de bevindingen uit de interviews breder gedragen worden in de organisatie kan er kwantitatief onderzoek gedaan worden in de vorm van een enquête. Hierbij adviseren wij zoveel mogelijk te toetsen en zo min mogelijk gebruik te maken van open vragen, omdat dit resulteert in bevindingen die eigenlijk weer opnieuw kwantitatief getoetst moeten worden. Anderzijds geeft dit wel bredere input, die wellicht resulteren in nieuwe bevindingen.

Besparing vs Investering

De businesscase sluit je af met een overzicht van alle mogelijke besparingen afgezet tegen de investeringen in een Sociaal Intranet. Het geeft in één oogopslag weer dat het investeren in een Sociaal Intranet een no-brainer is. Natuurlijk hangt de overtuigingskracht vervolgens nauw samen met de wijze waarop de businesscase gepresenteerd wordt. Harvard business review heeft hier een goed artikel over geschreven.

Wij helpen je graag met het opstellen van een businesscase voor een Sociaal Intranet, neem gerust contact met mij.