Onboardingsoftware vergelijken voor een zorgorganisatie: waar let je op?

Wij leveren zelf een van die soorten, het medewerkersplatform. Bij elke soort staat waar hij ophoudt, ook bij ons eigen platform.

Misschien begon je zoektocht met een vraag van ICT of financiën: zit onboarding niet al in het HR-systeem? Dat kan kloppen. Zoek dat eerst uit vóór de eerste demo.

Wat moet onboardingsoftware voor jullie oplossen?

Begin bij wat er nu misloopt. Komen gegevens, documenten of het contract laat binnen, of voert iemand ze twee keer in? Dan zit het probleem in het formele deel, en dat hoort bij het HR-systeem. Werkt elke locatie met een eigen lijstje, dan ontbreekt een vaste aanpak waarmee het inwerken voor iedere nieuwe collega hetzelfde verloopt.

Soms zit het probleem in de weken vóór de start. De nieuwe collega heeft getekend, maar heeft nog geen werkmail en hoort tot haar eerste dienst niets van het team. En soms voelt niemand zich eigenaar: HR zet de taken klaar, de teamleider denkt dat HR het regelt en de buddy hoort het pas op de dag zelf.

Aan afspraken ontbreekt het dan zelden. Ze staan alleen op te veel plekken. Vooral in de weken tussen tekenen en de eerste werkdag ziet niemand wat er gebeurt.

Welke soorten onboardingsoftware zijn er voor een zorgorganisatie?

Ga je onboarding software vergelijken, dan zie je hier de vijf soorten naast elkaar.

Stel bij elke soort dezelfde vraag: hoe komt een nieuwe collega erin voordat ze werkmail of een account heeft?

Werk je met AFAS: wat regelt de onboarding daarin al?

AFAS heeft al een onboarding. Volgens AFAS levert een nieuwe medewerker vóór de eerste werkdag zelf gegevens en documenten aan, via de app AFAS Pocket of een eigen portaal. Daar ziet ze ook welke taken nog openstaan.

In het Help Center van AFAS staat hoe dat werkt. Tijdens het onboarden kun je ook een ID-check doen en controleren of iemand in Nederland mag werken. Na akkoord biedt de onboardingworkflow van AFAS ook de arbeidsovereenkomst als pdf ter ondertekening aan.

Sibi heeft een eigen koppeling met AFAS. AFAS blijft daarbij de bron. Sibi haalt de medewerkergegevens eruit, zodat een nieuwe collega automatisch een account krijgt.

Wanneer is de onboardingmodule in je HR-systeem genoeg?

De onboardingmodule in je HR-systeem is genoeg als de start van een nieuwe collega vooral om gegevens en papieren draait. Dat herken je aan drie situaties:

1. Als jullie teams vast zijn

   Vaste teams op één of een paar locaties vangen een nieuwe collega zelf op. Iedereen weet wie de buddy is en waar ze de eerste dag moet zijn.

2. Als nieuwe collega's vóór dag één al een account hebben

   Dan bereik je ze via het systeem dat er al is, ook vóór de start.

3. Als teamleiders een vast inwerkritme hebben

   Ze plannen het eerste gesprek, de buddy en de check na een maand uit zichzelf. Een takenlijst in het HR-systeem is dan genoeg geheugensteun.

Herken je jullie organisatie hier niet in, ga dan verder met de vragen aan elke leverancier.

Welke vragen stel je aan elke leverancier, en wie stelt ze?

Je kiest onboardingsoftware niet alleen. ICT beheert het systeem, de bestuurder verantwoordt het budget en teamleiders werken ermee. Zo maak je de keuze samen:

1. Leg het probleem vast

   Schrijf op wat er misloopt, en laat ICT en de bestuurder dat onderschrijven vóór de eerste demo.

2. Kies de soort

   Kies wat bij jullie past: zelf bijhouden, de onboardingmodule in het HR-systeem, een losse onboardingapp, het intranet of een medewerkersplatform. Zoek pas daarna naar leveranciers.

3. Haal ICT er vroeg bij

   Zo liggen koppeling en accounts op tafel voordat iemand een voorkeur heeft.

4. Stel de vragen per beoordelaar

   HR, teamleiders en ICT stellen elk hun eigen vragen aan dezelfde leveranciers.

5. Probeer het met een echte instroom

   Laat de leverancier zien hoe het loopt voor een functie en een locatie die bij jullie veel voorkomen.

Als HR-manager vraag je of het inwerkprogramma per locatie en functie kan verschillen. Teamleiders willen weten welke taken ze per nieuwe collega krijgen, en wat het systeem doet als een teamleider zo'n taak een week laat liggen. Wat de bestuurder vraagt, lees je bij de vragen die een bestuurder stelt bij een nieuw systeem voor medewerkers. Vraag elke leverancier naar prijzen, looptijd en opzegtermijn, ook de leverancier van je HR-systeem.

ICT beheert het systeem straks en kijkt daarom vooral naar gegevens, accounts en koppelingen. Deze vragen stelt ICT aan elke leverancier van onboardingsoftware in een zorgorganisatie.

Betrek ook de ondernemingsraad op tijd. Een onboardingsysteem kan onder het instemmingsrecht van de OR vallen, afhankelijk van hoe jullie het inrichten. Laat de jurist van je organisatie dat toetsen aan artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden.

Waar staat Sibi in dit overzicht?

Sibi is een medewerkersplatform voor zorgorganisaties. Van de vijf soorten (zelf bijhouden, een onboardingmodule in het HR-systeem, een losse onboardingapp, het intranet en een medewerkersplatform) is dat de soort die onboarding, intranet en contact met het team in één omgeving combineert. Bij Sibi lopen preboarding en onboarding in elkaar over, van het tekenmoment tot de eerste negentig dagen. Een nieuwe collega krijgt informatie die past bij haar functie, team en locatie.

Check-ins volgen in de eerste week, de eerste maand en de derde maand. In Teamzicht ziet de teamleider per nieuwe collega de startdatum, de buddy en de voortgang in het inwerkprogramma. AFAS en andere HR-systemen blijven daarbij de bron. Sibi zorgt voor de aandacht en het contact met het team. Hoe dat werkt, lees je bij onboarding met Sibi.

Naast AFAS heeft Sibi eigen koppelingen met de HR-systemen Visma, NMBRS en SDB. Systemen zonder eigen koppeling zijn mogelijk te koppelen via Harmonizer, een integratiepartner die de koppeling bouwt en onderhoudt. Welke systemen dat zijn, staat bij de koppelingen van Sibi, eigen en via Harmonizer.

Voor ICT telt ook dit: Sibi is ISO 27001-gecertificeerd en werkt conform NEN 7510. Een verwerkersovereenkomst, security-documentatie en per koppeling een beschrijving van de gegevensstromen liggen klaar voor jullie selectie of DPIA.

Sibi doet geen salarisadministratie, werving of e-learning. Digitaal ondertekenen en een ID-check zitten er ook niet in. Daarvoor zijn aparte systemen nodig, die mogelijk via Harmonizer te koppelen zijn.

Wat is een verstandige volgende stap?

Blijkt de onboardingmodule in je HR-systeem genoeg, stel de vragen dan aan die leverancier. Laat ICT en een paar teamleiders meevragen, zodat je de keuze ook aan de bestuurder kunt uitleggen.

Past een medewerkersplatform beter bij wat er bij jullie misloopt, dan kun je Sibi naast jullie situatie leggen in een demo van dertig minuten. We stemmen die demo af op jullie vragen.