Welke vragen stel je als bestuurder voordat je besluit over een nieuw systeem voor medewerkers?

Wat willen we oplossen, en is het bewezen?

Vraag 1: Welk probleem willen we oplossen, en hoe zien we over twee jaar dat het gelukt is?

Deze vraag beantwoord je zelf, met het cijfer van nu dat HR aanlevert. Het antwoord past in één zin: het probleem, een meetpunt dat je nu al kunt volgen en de stand van vandaag. Staat er alleen een doel, zonder dat cijfer van nu, dan is het antwoord nog niet af. Doorvragen kan dan met: “Welk cijfer moet over twee jaar anders zijn, en wat is het nu?”

Vraag 2: Kan wat we al hebben dit ook, en wat kan het precies niet?

Je wilt per functie naast elkaar zien wat het bestaande systeem wel en niet doet, met de kosten van bijbouwen erbij. Dat overzicht hoort ook bij Sibi, dat naast het bestaande HR-systeem komt en het niet vervangt. Blijft het antwoord algemeen, dan is de logische vervolgvraag: “Welke functie ontbreekt precies, en wat kost het om die te bouwen?”

Vraag 3: Wat werkt hiervan vandaag bij een organisatie zoals de onze, en wat is nog in ontwikkeling?

Het beste bewijs is een organisatie die op de jouwe lijkt en het systeem al een tijd gebruikt. Daarbij hoort wat er is gemeten, en door wie. Wat nog in ontwikkeling is, noemt een eerlijke aanbieder ook zo. Is er nog niets gemeten, dan wil je in elk geval weten met wie je kunt praten. Blijft het bij tevreden klanten zonder namen, dan helpt de vraag: “Met wie mag ik spreken, en wat is er sinds de start gemeten?”

Wie moet het gaan gebruiken?

Of een systeem voor medewerkers werkt, beslist uiteindelijk de zorgmedewerker. Ze opent het tussen twee cliënten door, als het haar in die paar minuten iets oplevert. Vraag 4 tot en met 6 gaan over haar: hoe je haar bereikt, waarom ze het opent en wat leidinggevenden over haar te zien krijgen.

Vraag 4: Hoe bereiken we de collega die het platform niet uit zichzelf opent, en wat doet de aanbieder daarin?

Je wilt de hele route naar die collega horen, van de overdracht en het teamoverleg tot het platform, en wat de aanbieder daar zelf in doet. Daar hoort een cijfer per team bij: welk deel het bericht heeft geopend, en dus niet alleen hoeveel berichten er zijn verstuurd. Klinkt het alsof inloggen genoeg is, dan is die route nog niet uitgedacht. Je kunt dan vragen: “En de collega die het niet opent, hoe merk ik dat?”

Vraag 5: Wat levert het een zorgmedewerker op een gewone werkdag op, en hoeveel tijd kost het haar?

Een zorgmedewerker opent een systeem alleen als ze er zelf iets aan heeft. Je wilt daarom één concreet voorbeeld horen: wat doet ze er op een gewone werkdag mee, en hoeveel minuten kost dat? Dat voorbeeld moet ook passen bij collega’s die geen werkmail hebben of niet op één vaste plek werken, zoals in de wijkzorg. Een opsomming van functies is nog geen antwoord: dat het op de telefoon werkt, zegt niets over wat ze eraan heeft. Een goede vervolgvraag: “Wat heeft een nieuwe collega eraan in haar eerste week?”

Vraag 6: Wanneer betrekken we de ondernemingsraad, en wat kunnen leidinggevenden in het systeem per medewerker zien?

Is instemming van de ondernemingsraad nodig? Vaak wel, maar het hangt af van de inrichting. De ondernemingsraad moet instemmen met regels over de persoonsgegevens van medewerkers, en met systemen waarmee je kunt volgen wie er is, wat iemand doet of hoe iemand presteert. Dat staat in artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden. Of het voor jullie inrichting geldt, laat je juridisch toetsen.

Je wilt weten wie die toets heeft gedaan, welk onderdeel van artikel 27 daarbij is bekeken en wanneer de ondernemingsraad erbij komt. Dat de ondernemingsraad er wel van weet, is niet genoeg. De vraag die dan past: “Wanneer krijgt de ondernemingsraad het voorstel schriftelijk?”

Wat vraagt het van ons, nu en straks?

Vraag 7: Wat vraagt het over drie jaar van onze mensen: wie beheert het, hoeveel uur per maand, en wat valt buiten de prijs?

Concreet wordt het pas met een functie, de uren per maand, wie het beheer overneemt bij ziekte of vertrek en wat er buiten de licentie valt. Wie alleen weinig beheer belooft, zonder een aantal uren, geeft je niets om mee te rekenen. Een vraag die dan verder helpt: “Hoeveel uur beheer per maand kost het bij onze locaties, en wie neemt dat beheer over als onze beheerder uitvalt?”

Vraag 8: Hoeveel nieuwe leveranciers en koppelingen komen erbij, en wie houdt die koppelingen in de lucht?

Hier gaat het om een telling, met per koppeling wie het onderhoud doet. Een goede aanbieder scheidt ook wat vandaag al draait van wat nog gebouwd moet worden. Zegt de aanbieder alleen dat koppelen geen probleem is, zonder aantallen, dan weet je nog niet waar je aan begint. Een bruikbare vervolgvraag is: “Welke van die koppelingen draaien nu bij een klant?”

Vraag 9: Hoe groot is de partij die het bouwt, en wat gebeurt er met ons als die partij wegvalt of wordt overgenomen?

Een aanbieder die deze vraag serieus neemt, vertelt hoe groot het bedrijf is en hoe lang het al bestaat. Ook hoor je wat er bij een overname of faillissement met de dienst en de gegevens gebeurt, en wat je organisatie dan zelf in handen heeft. Hoor je alleen iets over de financiële gezondheid, dan vraag je door: “Wat krijgen wij als jullie morgen ophouden te bestaan?”

Vraag 10: Wat ligt vooraf vast over de gegevens van onze medewerkers, en wat gebeurt ermee als we over vier jaar stoppen?

Een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) is verplicht als een verwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico oplevert, en of dat zo is, beoordeelt de organisatie zelf. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is die kans op een hoog privacyrisico groter als het om gegevens van medewerkers gaat. Is de conclusie dat een DPIA niet nodig is, dan vraagt de toezichthouder daar ook een onderbouwing voor.

In het antwoord hoort de uitkomst van die afweging over de DPIA, met de datum en wie de afweging heeft gemaakt. Voor het moment dat jullie met het systeem stoppen, staat erin welke gegevens en inhoud je terugkrijgt, in welk formaat en wanneer, en wat aantoonbaar wordt verwijderd. Met alleen de belofte dat alles aan de AVG voldoet, weet je nog niets. Dan helpt de vraag: “Wie heeft beoordeeld of een DPIA nodig was, en wat was de uitkomst?”