Stappenplan: hoe voer je een doorlopende MTO uit?

In ons vorige blog over legden we uit waarom een modern en doorlopend medewerkerstevredenheidsonderzoek in de zorg. Het is korter, effectiever en levert actuele inzichten waarop direct actie ondernomen kan worden. Dat klinkt natuurlijk handig, maar het roept ook de vraag op: hoe voer je dan elk kwartaal zo’n mini-MTO uit? Het antwoord lees je in dit blog.

De 10 stappen van Sibi

Net zoals bij een jaarlijks MTO is het belangrijk om inzichten te halen uit de antwoorden van medewerkers. Anders schiet je er niets mee op. Om je hierbij te helpen hebben wij een stappenplan gemaakt om te zorgen dat je elk kwartaal het maximale uit het mini-MTO haalt. Deze bestaat uit de volgende 10 stappen.
.

1. Bepaal je doelstelling & thema 

Welk doel heb je met het onderzoek? Welke inzichten wil je na het MTO hebben? En welke mogelijke acties kun je daarop ondernemen?

Voorbeeld
Wil je onderzoeken waarom medewerkers vertrekken, zodat je hier iets aan kunt doen? 
Wil je ontdekken wat medewerkers nodig hebben om zich verder te ontwikkelen, zodat het kennispeil per team op peil is en blijft?

2. Kies welke medewerkers je de vragen stelt 

Bepaal welk thema aansluit bij de functiegroep(en), team(s) en/of locatie(s). Hoe beter jouw vragen passen bij het sentiment van de ontvangers, des te beter de inzichten zijn die jij terugkrijgt. 

Voorbeeld
Op een afdeling waar het kennisniveau hoog is, hoef je geen MTO te houden over dit onderwerp. Dit heeft meer prioriteit op een afdeling waar het lager ligt.

3. Kies de onderzoeksmethode(s)

De meest voor de hand liggende tactiek is een (anonieme) online enquête versturen met een handjevol vragen over 1 thema, bijvoorbeeld samenwerken. Daarnaast is het waardevol om af en toe diepte-interviews te doen, om gedetailleerde informatie te verzamelen over wat er speelt onder zorgprofessionals.

Voorbeeld
In Sibi’s software kun je doorlopende MTO’s afnemen. Je kunt een anonieme vragenlijst versturen met daarin de optie dat de medewerkers zélf kunnen aanvinken wanneer ze dieper in gesprek willen gaan over het thema.

4. Stel de vragenlijst op

Voor elke vragenlijst geldt: formuleer vragen en meerkeuze-antwoorden extreem helder. Stel de vraag zo dat er geen misverstand mogelijk is over wat je wil weten. Dit levert een hogere respons op, want bij onduidelijkheden haken zorgmedewerkers snel af. Ze hebben immers meer te doen dan hun hoofd breken over onduidelijke vragen.

5. Zet het onderzoek uit en monitor de respons

Klaar? Verzenden maar! Via e-mail, het intranet of de bedrijfsapp? Kies het kanaal dat het beste aansluit bij de ontvangers, want dat verhoogt de respons.

6. Onderzoeksresultaten analyseren: vergelijk tussen locaties, teams of functiegroepen

De data is binnen: je kunt gaan ontdekken hoe je zorgorganisatie scoort op een specifiek thema. Bekijk dit niet alleen in het algemeen, maar controleer ook of er duidelijke verschillen zijn tussen locaties, teams of functiegroepen. 

Voorbeeld
Stel je voor dat je een onderzoek hebt gedaan over autonomie. In de resultaten zie je dat de organisatie gemiddeld een 7.8 scoort, maar afdeling X slechts een 5.2. Dan kan een HR-medewerker, of adviseur in leren en ontwikkelen, het afdelingshoofd aanvullende vragen stellen, een gerichte interventie uitzetten of een training aanbieden om zo de autonomie op de werkvloer te verhogen.

7. Maak een actieplan n.a.v. de resultaten

Doordat je per kwartaal een mini-MTO houdt, heb je actuele informatie over het sentiment in je zorgorganisatie, bij teams, functiegroepen en locaties. Je weet dus waar medewerkers wel tevreden mee zijn en waar verbetering nodig is. De antwoorden op je vragenlijst (of diepte-interviews) geven je inzicht in hoe, wat, waar en waarom actie nodig is.

8. Bepaal hoe je het resultaat van je actieplan meet

Kun je jouw actieplan direct uitvoeren of heb je eerst vervolgonderzoek nodig? Hoe ga je vaststellen dat jouw plan het gewenste resultaat oplevert. En op welke termijn moet het effect zichtbaar zijn (bijvoorbeeld minder verzuim)? Een vervolg-MTO of aanvullende diepte-interviews kunnen hierbij ondersteunen.

9. Actie in de hut: voer je plan uit

Let’s go! Laat medewerkers zien dat je hun mening, antwoorden en tips uit het MTO waardeert. Voer je actieplan uit en boost de betrokkenheid, tevredenheid en loyaliteit bij medewerkers in je zorgorganisatie.

10. Analyseer het resultaat

Heeft het inzicht uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek en je daaropvolgende actieplan zijn effect gehad? Heb je de beoogde resultaten behaald? Meten is weten!

Wil jij met doorlopende mini-MTO’s aan de slag (zonder dat het bakken tijd kost)? 

In onze MTO-software kun je bijna alles automatiseren bij het maken, sturen en analyseren van moderne MTO’s. Hierdoor kost het HR minder tijd om de medewerkerstevredenheid te monitoren én er actief op in te spelen. Veel makkelijker dan dit wordt het niet. 

We geven je graag een vrijblijvende demo van 30 minuten zodat je het met eigen ogen kunt zien. Daarna weet je of het iets voor jouw zorgorganisatie. 

Boek hier je demo