Henk Gootjes
Een goede onboarding is essentieel voor het succes van een nieuwe medewerker, maar helaas gaat er nog weleens wat mis. Onjuiste verwachtingen, verwarring en een gebrek aan voorbereiding kunnen niet alleen de medewerker zelf beïnvloeden, maar ook de cultuur en het werkklimaat binnen een organisatie. Anouk Piening, expert op het gebied van medewerkerbeleving, deelt enkele van de meest gemaakte fouten tijdens de onboarding, wat blijkt uit interviews met medewerkers.
In dit blog lees je wat de meest gemaakte fouten tijdens de onboarding zijn en welke gevolgen dit heeft.
1. Radiostilte tussen het ondertekenen van het contract en de eerste werkdag
De periode tussen het ondertekenen van het contract en de eerste werkdag is cruciaal. Wanneer er in deze tijd geen communicatie is, ontstaat er vaak twijfel bij de nieuwe medewerker of ze wel de juiste keuze hebben gemaakt. Dit gebrek aan bevestiging kan gevoelens van onzekerheid en zelfs angst veroorzaken, wat al een negatieve invloed heeft voordat de medewerker überhaupt is begonnen. Ook in het grote medewerkerbetrokkenheid onderzoek van Gallup wordt benadrukt hoe belangrijk het is dat ze zich vanaf het tekenmoment ondersteund en betrokken voelen. Volgens Gallup is de ervaring in de preboarding en de eerste werkdagen een bepalende factor voor het behouden van talent.
2. Een propvolle inbox op de eerste werkdag
Op je eerste werkdag bij een nieuwe organisatie ben je al genoeg overweldigd door alles wat je moet leren en de nieuwe omgeving. Het ontvangen van een overvloed aan e-mails kan dan voelen als een bijkomende last. Dit heeft niet alleen invloed op hun welzijn, maar ook op hun werkprestaties. Organisaties kunnen dit voorkomen door vooraf een overzichtelijke communicatie te sturen, met duidelijke instructies over waar de focus ligt tijdens de eerste dagen. En dat zal zeker niet de mail zijn.
3. Kennismakingsgesprekken, maar wie en waarom?
Het is heel gebruikelijk om kennismakingsgesprekken in te plannen tijdens de onboarding, maar soms wordt er onvoldoende informatie gedeeld over met wie de nieuwe medewerker gaat praten en wat het doel van die gesprekken is. Dit zorgt voor verwarring en het gevoel onvoorbereid te zijn. Gallup onderstreept in haar onderzoek dat een gebrek aan duidelijke verwachtingen en structuur in de eerste weken kan leiden tot een gevoel van onzekerheid. Het is essentieel om niet alleen de agenda van de gesprekken te communiceren, maar ook de rol van de gesprekspartners duidelijk te maken, zodat de medewerker zich goed kan voorbereiden en de gesprekken een betekenisvolle bijdrage leveren. Neem dit dan gelijk als een vraag in de vragen die je (online) stelt aan je nieuwe medewerker.
4. Praktische informatie wordt niet duidelijk gedeeld
Praktische zaken zoals lunchmogelijkheden, parkeerinformatie, toegang tot systemen en HR-processen worden vaak over het hoofd gezien in de preboarding. Dit leidt tot frustratie bij de nieuwe medewerker en het gevoel dat zijn tijd verspild wordt doordat hij zaken moet uitzoeken die eenvoudig vooraf gedeeld hadden kunnen worden. Het kan een kleine moeite zijn om deze praktische informatie te sturen of klaar te zetten met de software van Sibi. Dit kan een groot verschil maken in hoe welkom en ondersteund de nieuwe medewerker zich voelt bij binnenkomst.
5. Geen duidelijk inwerkprogramma
Als een inwerkprogramma ontbreekt of als het inwerkproces zich enkel beperkt tot een volgeplande eerste werkweek, ontstaat er vaak een gevoel van onzekerheid. Nieuwe medewerkers hebben geen duidelijk idee wat er van hen wordt verwacht, wat hun doelen zijn of hoe ze hun succes kunnen meten. Een gestructureerd inwerkprogramma vergroot de kans dat een medewerker zich binnen de eerste zes maanden volledig inzet voor jouw organisatie. Medewerkers die een gestructureerd inwerkprogramma ervaren, voelen zich vaker betrokken en productief, wat zowel hun prestaties als werktevredenheid verhoogt.
6. Geen einde proeftijdgesprek
Na de proeftijd is er vaak weinig follow-up en ontbreekt het aan aandacht, zoals een leuk feestje of een evaluatiegesprek. Dit leidt bij veel medewerkers tot onzekerheid: "Hoe heb ik het gedaan?" Gallup benadrukt het belang van voortdurende feedback en regelmatige evaluaties in hun onderzoek over prestaties en medewerkersbetrokkenheid. Het ontbreken van een einde-proeftijdgesprek zorgt ervoor dat medewerkers met een onbevredigd gevoel blijven zitten. Door dit gesprek in te plannen, kan een organisatie niet alleen feedback geven over de prestaties, maar ook de medewerker verder motiveren en betrokken houden.
7. Intern doorgroeien zonder onboarding
Misschien wel de grootste misser van allemaal. Medewerkers die intern doorgroeien naar een leidinggevende rol krijgen vaak geen specifieke onboarding voor hun nieuwe functie. Dit kan leiden tot het gevoel niet goed voorbereid te zijn voor de nieuwe verantwoordelijkheid. En dat terwijl leidinggevenden ongeveer de grootste invloed hebben op de employee experience van hun medewerkers. Volgens Gallup is het gebrek aan training voor nieuwe leidinggevenden een van de belangrijkste redenen waarom ze zich onzeker voelen en minder effectief zijn in hun rol en dit heeft dus negatieve gevolgen voor het team. Het investeren in een onboarding voor leidinggevenden is essentieel voor zowel hun succes als dat van hun team.
Conclusie: Investeer in een effectieve pre- en onboarding
De preboarding en onboarding is niet zomaar een administratieve formaliteit, maar een belangrijke kans om de nieuwe medewerker te laten zien dat ze gewaardeerd worden en dat hun succes voor de organisatie van groot belang is. Onjuiste of gebrekkige onboarding kan leiden tot negatieve gevoelens, onzekerheid en zelfs verlaagde prestaties. Gallup’s onderzoeken benadrukken keer op keer dat een goede onboarding de medewerkersbetrokkenheid vergroot en de uitstroom verlaagt. Door regelmatig te communiceren, praktische informatie te delen, een duidelijk inwerkprogramma te bieden en het einde van de proeftijd goed te evalueren, kunnen organisaties deze valkuilen vermijden.
Een medewerker die zich welkom en ondersteund voelt, zal zich veel sneller ontwikkelen en bijdragen aan de organisatie. Benieuwd naar de mogelijkheden om software je te ondersteunen tijdens de onboarding? Download ons whitepaper.
Wil je weten wat Sibi nog meer voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een korte demo aan.
