Het jaargesprek verdient beter dan een Word-document

Het staat weer in je agenda: de jaargesprekken. Je zoekt het format op, en het ziet er nog precies zo uit als vijf jaar geleden. Een leidinggevende in de thuiszorg noemde het ‘een gedrocht van een Word-document’. Het format bleef staan, terwijl er van alles bij kwam.

Zo brengen zorg-cao’s steeds meer onderwerpen naar dat gesprek. In de VVT en de ziekenhuizen gaat het onder meer om het gesprek over duurzame inzetbaarheid voor medewerkers vanaf tien jaar vóór hun AOW-leeftijd. Dat gesprek komt boven op wat er al in dat document staat.

Herken je dit? Dan is de verleiding groot om het jaargesprek helemaal af te schaffen. Ouderwets, zeggen sommigen. Toch zit het genuanceerder. Dezelfde leidinggevende liet zien waarom.

Voor de één overbodig, voor de ander het enige moment

De leidinggevende uit de thuiszorg stuurt een team van ongeveer negentig medewerkers aan. Een deel van hen ziet ze bijna wekelijks, gewoon in het werk. Voor hen voegt het jaargesprek weinig nieuws toe.

Dan is er de collega die alleen avonden werkt, of de medewerker met een klein contract. Gaat het goed, dan ziet ze hen soms maanden niet. Voor hen is dat ene gesprek per jaar het enige moment van echte, onverdeelde aandacht.

Kleine contracten zijn in de thuiszorg gewoon. Het CBS rekent per baan, niet per medewerker:

Hoeveel van jouw mensen zie je alleen als je toevallig hetzelfde rooster draait? Het format maakt daar geen onderscheid in. Iedereen krijgt hetzelfde document met dezelfde vragen, of je iemand nu elke week spreekt of een paar keer per jaar.

Daar zit de kern. De vorm is het probleem, de frequentie soms ook. Het gesprek zelf verdient juist meer.

Wat een leidinggevende echt nodig heeft

Vraag je dezelfde leidinggevende wat ze nodig heeft, dan is het antwoord praktisch. Ze wil op tijd een seintje dat een gesprek eraan komt. Ze wil een helder format met een paar vaste onderdelen, met ruimte voor wat bij deze ene medewerker speelt.

Ze wil ook dat een afspraak niet wordt vergeten. ‘Ik vraag nog even na of je die opleiding kunt doen’ is in het gesprek zo gezegd en daarna net zo snel verdwenen. Het verslag wil ze volgend jaar nog kunnen vinden.

Toch gaat het precies hier mis, omdat de hr-cyclus vastzit in een systeem dat vooral goed is in processen. Deadlines bewaken lukt prima. Het warme deel blijft hangen, en het voorbereiden en opvolgen van het gesprek staan in losse documenten.

Wat ontbreekt, is geen extra vakje op het formulier. Het gesprek mist een ritme over het hele jaar.

Van één moment per jaar naar een gesprekscyclus

Wij geloven dat het jaargesprek niet alles hoeft te dragen. Een paar korte vragen per kwartaal, rond één thema, vertellen je tussendoor hoe het gaat. Dat doorlopend meten vangt op wat anders tot het jaargesprek zou blijven liggen.

Ook elders in de zorg wordt die kant op gedacht. De ziekenhuisbranche adviseert het jaargesprek meer als ontwikkelgesprek te voeren en het gesprek niet te beperken tot één moment per jaar. In de gehandicaptenzorg vinden de één-op-één-gesprekken tussen leidinggevende en medewerker meestal één à twee keer per jaar plaats, volgens een verkennend rapport van StAG. Die verkenning onder bestuurders, HR-managers en medewerkers noemt vaker en laagdrempeliger praten als aandachtspunt.

Het jaargesprek wordt dan het verdiepende moment in een ritme dat het hele jaar doorloopt.

Hetzelfde jaargesprek krijgt per medewerker een andere invulling, afhankelijk van hoe vaak je haar spreekt.

Het jaargesprek blijft voor iedereen bestaan. Wat verschilt, is wat er de rest van het jaar gebeurt. Bij de één zorgt het rooster vanzelf voor die tussentijdse momenten, bij de ander maak je ze bewust.

Zo’n gesprekscyclus heeft vier momenten. Drie ervan ken je waarschijnlijk al, alleen staan ze nu los van elkaar. Samen geven ze het jaargesprek iets om op voort te bouwen.

1. In de eerste weken

   Een kort gesprek, of een korte instroomvragenlijst, laat zien hoe een nieuwe collega is begonnen. Wat je in dat gesprek hoort, neem je mee naar het jaargesprek.

2. Elk kwartaal

   Een paar korte vragen rond één thema laten zien hoe het in een team gaat. Zo hoor je tussendoor wat er speelt.

3. Eén keer per jaar

   In het jaargesprek kijk je samen terug en vooruit. Wat je het jaar daarvoor hoorde, is je voorbereiding.

4. Bij vertrek

   Wie vertrekt, krijgt een gesprek of een korte vragenlijst. Zo hoor je ook van diegene wat er beter kan.

Klinkt haalbaar, toch? Geen van deze momenten is nieuw of groot. Het vraagt vooral dat je ze vooraf in het jaar vastlegt, in plaats van te wachten tot iemand er toevallig aan denkt.

In Teamzicht, het overzicht voor teamleiders in Sibi, staat één vast format voor jaar- en voortgangsgesprekken. De medewerker geeft online akkoord en het verslag komt vanzelf in het personeelsdossier. Het instroom- en uitstroomonderzoek horen bij de onderzoeken die zichzelf versturen: ze gaan uit zodra iemand begint of vertrekt.

Bij het laatste moment, het exitgesprek, loont het om even stil te staan. Een goed exitgesprek is misschien wel het eerlijkste gesprek dat je kunt voeren, want vertrekkende medewerkers hebben niets meer te verliezen. In de thuiszorgorganisatie van die leidinggevende was dat gesprek niet ingericht. Medewerkers konden een gesprek aanvragen bij HR. Je voelt al aan: dat doet bijna niemand.

Jaargesprek of functioneringsgesprek: wat is het verschil?

Jaargesprek, functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek: in de praktijk lopen de namen door elkaar. Jaargesprek zegt vooral wanneer je praat: één keer per jaar. Een functioneringsgesprek zegt waarover je praat. Bij een beoordelingsgesprek geeft de leidinggevende een oordeel, soms met gevolgen voor salaris of contract.

Hoe je het ook noemt, het gaat erom of het gesprek jullie allebei iets oplevert.

Het jaargesprek en duurzame inzetbaarheid

Het gesprek over duurzame inzetbaarheid gaat over wat een medewerker nodig heeft om het werk vol te houden tot aan haar pensioen. De cao VVT laat de werkgever dat gesprek ten minste eens per drie jaar aanbieden aan medewerkers vanaf tien jaar vóór hun AOW-leeftijd. De afspraken die eruit komen, gaan schriftelijk in het personeelsdossier.

In de nieuwe cao VVT staat zelfs een voorbeeldformulier voor het jaargesprek op de onderzoekslijst van cao-partijen. Het jaargesprek is de logische plek voor dit gesprek, want daar kijk je al samen vooruit. Dan moet het wel een eigen plek in dat gesprek krijgen, en niet als extra bladzijde achteraan. Wie proactief werken aan duurzame inzetbaarheid wil, begint bij het gesprek dat er al is.

Begin met één vraag

Je hoeft niet alles tegelijk om te gooien. Pak het huidige format erbij en stel jezelf één vraag: welk deel van dit document helpt het gesprek echt? Wat er alleen in staat omdat het in het dossier moet, hoef je in het gesprek niet te behandelen. Helpt elk onderdeel het gesprek, dan is er aan je format niets mis.

Wanneer voerde jij voor het laatst een jaargesprek waar je zelf ook energie van kreeg?