“Kunnen we Afas niet gewoon inzetten tijdens de onboarding?” Deze vraag stellen klanten vaak aan ons als we praten over deze belangrijke fase. Logisch, want Afas hebben veel klanten al en dus hoef je geen extra software in te zetten.
Echter zijn er belangrijke en fundamentele verschillen tussen het inzetten van Afas of Sibi tijdens de onboarding van nieuwe medewerkers. We noemen de zes belangrijkste verschillen in deze blog.
1. Medewerker centraal vs proces centraal
AFAS beschouwt onboarding als een gestructureerd proces met specifieke taken, terwijl Sibi het eerder ziet als een fase waarin aandacht essentieel is. Bij AFAS spelen taken, ondersteund door doordachte draaiboeken, een cruciale rol. Dit krachtige instrument zorgt voor een vlotte start wanneer alle praktische zaken goed zijn geregeld.
Sibi biedt ook de mogelijkheid om taken te organiseren, niet alleen voor de nieuwe medewerker, maar ook voor buddies en afdelingen rondom de buddy. Alles is gericht op het optimaal voorbereiden van zowel de nieuwe medewerker als de organisatie op die belangrijke eerste werkdag. Tot zover bieden beide onboardingtools hetzelfde.
Het onderscheidende vermogen van, is de integrale aanpak waarin volgens Sibi aandacht het sleutelwoord is. Aandacht ziet Sibi als de verzameling van communicatie naar de medewerker die de binding met de organisatie vergroot. Deze aandacht wordt georganiseerd vanuit dezelfde flow waar ook Taken worden georganiseerd en vanuit het perspectief van de medewerker. Dat resulteert in een samenhangende benadering in taken en in communicatie.
2. Aandacht integraal vs een taak
Aandacht, zoals Sibi die inzet, is onderscheidend ten opzichte van AFAS. Het is niet alleen het zenden van aandacht en taken (wat hierboven beschreven is) maar ook het ophalen van feedback.
Om het te illustreren in een voorbeeld; Sibi adviseert om onderstaande vraag te stellen na één week in dienst ‘hoe was je eerste week’? Super krachtig, omdat deze vraag dikwijls vergeten wordt. Zo heeft de HR-afdeling een kans om een ontevreden medewerker binnenboord te houden.
Bij AFAS is het geven van Aandacht mogelijk, maar een gedoe. Bijvoorbeeld de opdracht voor het bloemetje gaat per mail naar een bloemist en voor de bloemist betaal je ook een licentie. Sibi is gekoppeld met een bloemenleverancier die landelijke dekking geeft. De opdracht wordt via een koppeling afgehandeld, net als de financiële stroom.
3. Verbinding met het team
Verbinding met het team en de organisatie is voor Sibi de belangrijkste doelstelling van de onboardingsfase. Naast het bieden van een overzicht van de nieuwe collega’s (wie-is-wie), geeft Sibi de nieuwe medewerker de mogelijkheid om zichzelf voor te stellen voordat zij begint. Sibi heeft hiervoor een wizard ontwikkeld die de nieuwe medewerker bij de hand neemt en waardoor er zo een leuk voorstelbericht uit komt dat rechtstreeks op de intranetpagina van het team komt. Er kan gereageerd worden door het team en die reacties worden weergegeven in het portaal. De eerste stappen in van een werkrelatie.
Bij AFAS is het mogelijk om de nieuwe collega’s te zien met de wie-is-wie functionaliteit. Het voorstellen gaat via een taak en aan die taak is er een voorsteldocument gekoppeld die wordt verspreid.
4. Technocratisch versus gebruiksvriendelijke
Dit is een subjectief vergelijk. Daarom willen we het graag houden bij twee constateringen:
We constateerde dat er veel acties die met de hand geselecteerd moeten worden; zoals een indienst-profiel en een buddy.
We constateerden bij onszelf dat wij de interface complex vonden. We hadden regelmatig geen idee waar nou iets werd aangepast. Wij vermoeden een hoge leercurve.
5. Employee experience versus ERP
Bij AFAS kun je draaiboeken maken op basis van de in - en uitdienstdatum. Twee belangrijke momenten in de employee journey.
Sibi benadert dit vanuit de employee journey. Sibi kan daarom worden ingezet om aandacht te geven op alle belangrijke momenten van een loopbaan. Dus naast in-dienst en uit-dienst kun je denken aan; verhuzing, promotie, werkjubilea, verjaardag, etc. Sibi beschouwt zichzelf als Employee experience sotftware. En wil tijdens de hele employee journey van toegevoegde waarde zijn.
AFAS is ERP-software (Enterprise Resource Planning). Software voor alle afdelingen van de organisatie. Dit is een ander uitgangspunt voor benadering. De medewerker als resource of de medewerker binden door een optelling van positieve digitale ervaringen.
6. Het DNA verschilt
Onderstaand een screenshot van de AFAS Werkwijzer. Het personeelshandboek van AFAS. "Werk met gezond verstand en in het belang van AFAS". Dat is een ander vertrekpunt dan Sibi's BHAG "We willen 115 miljoen euro besparen in de zorg op verloop en verzuim".
Omdat dit fundament anders is, worden er andere keuzes gemaakt in de software, maar ook in klantbenadering.
Een ander verschil is dat Sibi specifiek is ontwikkeld voor de zorgsector. AFAS werkt voor in principe alle organisaties in Nederland; van bouwsector, industrie t/m cultuur. Generiek versus specialist; in de oplossing en de benodigde kennis. Dit zie je bijvoorbeeld terug op de manier hoe Sibi voor Locaties aparte pagina’s heeft ontwikkeld met daarin specifieke informatie.
Conclusie
We kunnen natuurlijk geen objectief eindoordeel schrijven. Dus ons subjectieve conclusie is: AFAS heeft haar procesmachine verder uitgebreid zodat ook in- en uitdienst processen hiermee kunnen worden ingesteld. Het is een voordeel dat dit allemaal vanuit één ERP ingeregeld kan worden.
De verschillen op een rij
Aandacht voor | Hele employee journey | Multi channel | Taken | Zorg DNA | ||
Sibi | medewerker | V | V | V | V | |
Afas | proces | X | X | V | X |
Tot slot
Sibi koppelt graag met AFAS. Sibi haalt daar alle benodigde brongegevens uit. Zo kan proces en aandacht perfect worden uitgevoerd.
Disclaimer: als ondernemer in de IT-sector heb ik bewondering voor Afas. De mate van succesvolheid verklapt de toegevoegde waarde die zij leveren.