De kosten van een vertrekkende medewerker

Op een dinsdagochtend valt de mail binnen. Een verzorgende met acht jaar ervaring zegt haar contract op. Ze gaat bij een collega-organisatie werken, twintig minuten dichter bij huis. Haar teamleider is verrast. Jij bent dat eigenlijk niet meer, want het is dit jaar al de zoveelste.

Wat je op dat moment nog niet ziet, is de rekening. Utrechtzorg en Berenschot hebben die voor de ouderenzorg en de gehandicaptenzorg uitgerekend. Het vertrek van één verzorgende (1 fte) in de verpleging, verzorging en thuiszorg kost een organisatie € 32.582. Voor een begeleider in de gehandicaptenzorg komt het bedrag uit op € 30.680.

Eén mail. Ruim dertigduizend euro. En bijna één op de vier zorgmedewerkers verstuurt zo'n mail, elk jaar opnieuw.

Waar die € 32.582 uit bestaat

Het onderzoek verdeelt verloop in vijf fasen. Elke fase heeft zijn eigen kosten, van de eerste sollicitatiegesprekken tot het laatste afscheid.

1. Werving en selectie. Zodra het ontslag binnen is, begint de zoektocht. Een vacature uitzetten, gesprekken voeren, een meeloopdag organiseren. Reken ook de recruiter mee en het budget voor arbeidsmarktcommunicatie, verdeeld over het aantal nieuwe medewerkers per jaar.

2. Inhuur en tijdelijke vervanging. Het werk gaat door. De cliënt wacht niet tot je een vaste kracht hebt gevonden. In de berekening wordt drie maanden een zelfstandige ingehuurd via een bemiddelingsbureau. Alleen het verschil met een medewerker in dienst is meegeteld, plus een opslag van acht euro per uur voor de bemiddeling. Daar komen een verklaring omtrent gedrag, een diplomacheck en het aanpassen van de roosters bij.

3. Onboarding en inwerken. Werkkleding, een telefoon, een introductiedag. Een half uur begeleiding per week gedurende de eerste drie maanden, een gesprek aan het einde van de proeftijd, de administratie in de systemen voor personeelszaken en salaris.

4. Opleiding. Dit is de post die de meeste bestuurders verrast. Een direct inzetbare verzorgende vind je nauwelijks. Het onderzoek gaat daarom uit van een helpende die via een tweejarige bbl-opleiding doorgroeit naar verzorgende, één dag per week. Het collegegeld en de boeken kosten samen zo'n € 1.800. De interne collega die haar die ene dag per week vervangt, kost € 15.047. De begeleiding tijdens de opleiding nog € 1.881.

5. Exit. Een exitgesprek, het afscheid, de administratieve afhandeling. Samen € 388.

Bijna alles zit in twee fasen

Leg je die vijf fasen naast elkaar, dan valt iets op. Fase 2 en fase 4 zijn samen bijna 95 procent van het totaal. Vervangen en opleiden. Werving, onboarding en exit tellen samen op tot € 1.698.

Dat inzicht verandert de vraag. Scherper inkopen op arbeidsmarktcommunicatie levert je een paar honderd euro per vertrekker op. Iemand behouden levert je meer dan dertigduizend euro op. Daar zit je hefboom.

Het gaat verder dan geld alleen. De duurste posten zijn precies de posten die je teams voelen. Een zelfstandige die de cliënten nog niet kent. Een vaste kracht die een dag per week de opleiding van haar nieuwe collega opvangt, boven op haar eigen werk. Zo wordt verloop de aanjager van het volgende verloop.

Wat dit betekent voor je hele organisatie

De onderzoekers rekenen met een organisatie van € 100 miljoen omzet en 1.200 fte in vaste dienst. Het personeelsverloop in de zorg is hoog: 23 procent in de ouderenzorg, 26 procent in de gehandicaptenzorg (regio Utrecht, 2022). Dat betekent 276 respectievelijk 312 vervangingen per jaar.

Reken je dat door, dan kom je op ongeveer € 9 miljoen per jaar aan verloopkosten in de zorg. Voor de gehandicaptenzorg zelfs € 9,6 miljoen.

Draai het om, dan wordt het hanteerbaar. Eén procentpunt minder verloop bij 1.200 fte betekent twaalf vervangingen minder. Dat is bijna vier ton per jaar die je niet uitgeeft. Utrechtzorg heeft een calculator online staan waarmee je dit met je eigen aantallen kunt narekenen. Een kwartier werk. Daarna heb je een cijfer waarmee je naar je raad van toezicht kunt.

Waarom dit een ondergrens is

Twee dingen om eerlijk over te zijn.

De berekening staat op prijspeil van de collectieve arbeidsovereenkomsten uit 2023. De lonen in de zorg zijn sindsdien gestegen. Vandaag ligt het bedrag dus hoger.

Daarnaast zitten er kosten in die geen enkel model netjes vastlegt. Kennis van cliënten die de deur uit wandelt. Een team dat opnieuw moet inregelen wie wat doet. De familie die voor de derde keer een nieuw gezicht ziet. Die posten staan in geen enkele begroting. Ze zijn wel het eerste wat je terugziet in je kwaliteitsgesprekken.

Waar je het verschil maakt

Nul verloop kunnen we niet regelen. Mensen verhuizen, studeren door, gaan met pensioen. Een deel van het verloop is gewoon een loopbaan die zich ontwikkelt.

Uit onderzoek van RegioPlus blijkt wel waar de ruimte zit. Medewerkers blijven langer bij een werkgever die loopbaankansen biedt, waar de relatie met het team en de leidinggevende goed is, waar de werkdruk lager ligt. Dat zijn geen dure investeringen. Het zijn keuzes in hoe je organisatie werkt.

Drie daarvan zijn direct te beïnvloeden.

1. Hoor het eerder. De meeste organisaties horen pas wat er speelde tijdens het exitgesprek. Dat gesprek kost € 388 en komt precies te laat. Met korte, regelmatige metingen onder medewerkers zie je signalen terwijl iemand nog blijft. Dan kun je nog iets doen.

2. Ontvang je nieuwe collega's warm. De eerste maanden bepalen of iemand blijft. Vertrekt een nieuwe medewerker binnen het jaar, dan begint de teller van € 32.582 opnieuw. Een goed voorbereide eerste werkdag, duidelijke informatie op één plek, automatische check-ins in de eerste weken: het klinkt klein, het is precies wat het verschil maakt tussen "oh, je begint vandaag al?" en "hoi, wat fijn dat je er bent!".

3. Maak van elk vertrek een kortere rekening. Ook bij verloop dat je niet kunt voorkomen, blijft een deel van die € 32.582 beïnvloedbaar. Een nieuwe collega die vanaf het tekenen van het contract al weet waar ze aan toe is, wie haar buddy is en wat er de eerste weken gebeurt, is sneller zelfstandig inzetbaar. Dat verkort de periode waarin je inhuurt en de uren die het team kwijt is aan inwerken. Precies de twee posten waar het geld zit.

Bij Sibi werken we hier elke dag aan, samen met zorgorganisaties door het hele land. Eén platform voor communicatie, onboarding en de stem van de medewerker. Medewerkersbehoud wordt daarmee iets dat je kunt organiseren.

Hoeveel zou het jouw organisatie schelen als het verloop met één procentpunt daalt? Reken het eens uit.

Met dank aan het onderzoek van Utrechtzorg in samenwerking met Berenschot. De volledige factsheets en toelichtingen zijn te vinden op de website van Utrechtzorg.