De vacaturetekst is af. Er staat een warm team in, aandacht voor ontwikkeling, een organisatie waar je gezien wordt. De campagne loopt goed, de sollicitant tekent. Zes weken later staat ze op haar eerste werkdag bij de receptie. Niemand weet dat ze komt. Haar account werkt nog niet. Het inwerkschema blijkt per locatie te verschillen. Alles wat de vacature beloofde, wankelt in één ochtend.
Herkenbaar? In bijna alle zorgorganisaties komt dit voor. Het gebeurt zelden uit onwil. Het gebeurt omdat werven en welkom heten in twee verschillende werelden leven: de campagne bij communicatie, de eerste werkdag bij de teamleider. De nieuwe medewerker ervaart die twee werelden als één verhaal. Klopt het verhaal ergens niet, dan onthoudt ze precies dat moment.
Werven en welkom heten zijn één verhaal
Veel zorgorganisaties investeren flink in arbeidsmarktcommunicatie. Logisch, want de arbeidsmarkt is krap. Een werkgeversmerk is alleen meer dan een campagne. Het is de optelsom van alles wat een medewerker met je meemaakt, van de eerste zoekopdracht tot het afscheid.
We spreken zorgorganisaties die dit goed doorhebben. Zij leggen de uitkomsten van het medewerkersonderzoek naast hun arbeidsmarktcommunicatieplan. Het verhaal naar buiten wordt zo gevoed door de ervaring binnen. Staat er in de open antwoorden "ik kan informatie niet snel vinden" of "de introductie was rommelig", dan weet je precies wat de onboarding moet oplossen voordat de volgende campagne start. Zo versterken werkgeversmerk en medewerkerervaring elkaar.
Kijk door de ogen van de nieuwe medewerker
Hoe weet je waar jouw onboarding schuurt? Door het te vragen aan de mensen die hem net doorliepen. Bureaus als Studio CIX brengen de medewerkerreis in kaart met diepte-interviews: wat had je nodig, wat verraste je, waar haakte je bijna af? Hun uitgangspunt is kijken van buiten naar binnen, door de ogen van de medewerker zelf. Interessant daarbij: de reis is breder dan je eigen contactmomenten. Juist op de momenten waar je nu niet in beeld bent, valt vaak de meeste winst te halen.
Voor onboarding in de zorg betekent dit dat de reis ruim eerder begint dan de eerste werkdag. Een nieuwe collega vormt haar beeld al tijdens de oriëntatie, het sollicitatiegesprek en vooral in de stille weken tussen de handtekening en de eerste dienst. In die weken hoort ze niets, of ze hoort iets. Dat is het eerste bewijs of de belofte uit de vacature klopt. Een kaartje op de mat. Een berichtje van de buddy: fijn dat je komt, ik sta dinsdag voor je klaar. Kleine gebaren, met een groot effect op hoe ze binnenkomt.
De belofte moet overal hetzelfde voelen
De meeste zorgorganisaties doen al van alles. Er is een introductiebijeenkomst, er zijn buddies, er ligt ergens een inwerkchecklist. Het probleem zit in de wisselvalligheid. Bij de ene teamleider verloopt de start fantastisch. Bij de andere schiet het erbij in, omdat het rooster die week alle aandacht opslokte.
Voor het werkgeversmerk is dat funest. Een belofte die op de ene locatie waargemaakt wordt en op de andere niet, is geen belofte. Borg daarom wat élke nieuwe medewerker meemaakt, ongeacht bij wie ze start. Consistentie regel je met een vast proces en een systeem dat het juiste moment bewaakt. De warmte blijft mensenwerk, daar is niets aan geautomatiseerd.
Meer tijd in een dag kunnen we niet regelen. Een consistent en warm welkom voor elke nieuwe collega wel. Het mooie: een strak proces geeft teamleiders juist tijd terug voor persoonlijke aandacht, want HR is en blijft mensenwerk.
Meet of de belofte klopt
Een werkgeversmerk bouw je met bewijs. Vraag daarom elke nieuwe medewerker na de eerste dag, de eerste maand en het eerste kwartaal hoe het gaat. Eén korte vraag met een sterrenbeoordeling is al genoeg om patronen te zien. Scoort de eerste werkdag structureel laag op één locatie, dan weet je waar je moet kijken. Deel de uitkomsten ook met communicatie. Zij weten dan welk deel van het verhaal ze met trots kunnen vertellen.
Zo wordt de medewerkerreis een cirkel. De ervaring van huidige medewerkers voedt het verhaal naar buiten. Dat verhaal trekt nieuwe collega's aan. Hun eerste honderd dagen bewijzen dat het klopt.
Loop de reis zelf eens na
Hoe ziet de eerste werkdag er bij jouw organisatie uit, gezien door de ogen van de nieuwste collega? Loop de reis eens na, van vacature tot eerste teamoverleg. Noteer elk moment waarop de belofte uit de vacature waargemaakt wordt en elk moment waarop het stil valt. Grote kans dat je morgen al twee dingen kunt verbeteren.
Wil je weten wat je in de weken tussen handtekening en eerste werkdag concreet kunt doen? Dat werkten we week voor week uit op preboarding week voor week. Benieuwd hoe je de hele reis vastlegt, zodat elke nieuwe medewerker hetzelfde warme welkom krijgt? We denken graag met je mee.