Een collega gaat na jaren weg. Ongemakkelijk moment, toch? Een goede offboarding is essentieel, voor de vertrekkende medewerker én voor jouw organisatie.
Wat is het doel van offboarding?
Offboarding is het proces voordat een medewerker formeel uit dienst gaat. Het is belangrijk voor de toekomst van je medewerker en net zo belangrijk voor jou als organisatie. Het faciliteert kennisoverdracht, het is onderdeel van reputatiemanagement, en het kan zelfs weer leiden tot nieuwe werving.
Los van al die doelen zegt het iets over hoe je met mensen omgaat: de employee experience. Het is de kans om te leren van mensen en om oprecht afscheid te nemen.
Plek in de fase werken en ontwikkelen
Vertrekkende medewerkers, leuk is anders. Toch hoort het bij je employee journey. Al in de fase werken en ontwikkelen is vertrekken een gespreksonderwerp. Wees daarom open over de mogelijkheid om ooit te vertrekken. Het mag besproken worden. Veer mee, en verplaats je in de medewerker. Ook zij gaat verder in haar loopbaan en kan daarin nog altijd van waarde zijn voor jouw organisatie.
De belangrijkste elementen van offboarding
Kennis veiligstellen.
Medewerkers dragen kennis met zich mee: van processen, van projecten, van hun kijk op de organisatie. De offboardingfase zorgt ervoor dat die kennis gedocumenteerd en toegankelijk wordt. Dat is een logisch vervolg op het kennismanagement dat je tijdens het dienstverband al deelt. Is alles goed gedocumenteerd? Laat je een overdrachtsdocument achter voor de opvolger?
Input voor organisatieverbetering.
Sluit de feedbackloop en haal waardevolle input uit de offboarding van vertrekkende medewerkers. Waarom neemt iemand afscheid? Wat heeft deze medewerker gezien? Lopen meerdere medewerkers tegen dezelfde barrières op? Vraag je af of het proces aanpassing nodig heeft, of dat je er alleen beter over moet communiceren.
Afscheid nemen faciliteren.
Afscheid nemen is een belangrijk moment. Een écht afscheid helpt bij afsluiten én bij een nieuwe start. Zo pakt een vertrekkende medewerker sneller de volgende stap in haar loopbaan op en vormt ze ook sneller een eerlijk beeld van haar vorige werkgever.
Ook voor blijvende collega's is dat afscheid belangrijk. Zo accepteren zij makkelijker een opvolger, of andere veranderingen in de werkomgeving.
Instroom bevorderen.
Instroom bevorderen met offboarding, hoe dan? Met een goede offboarding activeer je de vertrekkende medewerker om vrienden, kennissen en oud-collega's aan te bevelen bij jouw organisatie.
Blijf daarnaast in contact met wie vertrokken is, zodat ze op de hoogte blijven van wat er speelt bij je organisatie. Misschien verdwijnt een eerdere reden om niet meer voor jou te willen werken juist door nieuwe ontwikkelingen die je met hen deelt.
Offboarding zegt iets over jou als werkgever. Doe je iets met de feedback en neem je goed afscheid, zodat je verbonden blijft met de vertrekkende medewerker?
Employee experience
Creëer ambassadeurs: voor de werving van nieuwe medewerkers, en om andere ambassadeurs aan te moedigen. "Het is goed geregeld bij de werkgever waar ik weg ben gegaan," is precies het verhaal dat je wil horen.
Ook voor medewerkers die blijven telt dit mee. Zij zien dat vertrekkende collega's serieus genomen worden en nog steeds bij het team horen. Andersom verspreiden ontevreden medewerkers minder goed nieuws. Besef dat je in deze fase van de employee journey veel kunt winnen, maar ook veel kunt verliezen.
Ondersteuning van software
Een goed offboardingproces inrichten kost tijd. Software helpt je daarbij. De voordelen op een rij:
Schaalbaar in te zetten.
Geen papieren formulieren meer.
Anoniem input ophalen.
Eenvoudig actueel te houden.
Specifieke content per locatie, team of functiegroep.
In te richten voor verschillende vormen van afscheid, zoals pensioen, een nieuwe uitdaging of ziekte.
Content die gedoseerd wordt uitgezet in de tijd.
Te koppelen aan elk personeelsadministratiesysteem.
Vergelijkbaar te maken tussen locaties.
Sibi software voor offboarding
Met onze software voor offboarding haal je feedback op, en koppel je terug welke acties daaruit volgen. Ook faciliteer je overdracht met specifieke nieuwsitems, uitlegvideo's of veelgestelde vragen.
Daarnaast neem je op een persoonlijke manier afscheid: collega's laten een bericht achter voor wie vertrekt, en de vertrekkende medewerker stuurt zelf een afscheidsbericht naar het team of de locatie. Ook kun je de medewerker vragen om in contact te blijven.
Lees hier meer over offboarding in de zorg, of lees alles wat je wilt weten over wat Sibi voor jou als HR-manager kan betekenen.