Het contract is getekend. Drie weken stilte volgt, dan pas weer contact: "Welkom, tot maandag!" In die tussenliggende weken bekruipt de nieuwe collega een onrustig gevoel. Heb ik wel de juiste keuze gemaakt? Herkenbaar?
Een goede onboarding zorg is essentieel voor het succes van een nieuwe medewerker, maar er gaat nog weleens wat mis. Onjuiste verwachtingen, verwarring en een gebrek aan voorbereiding beïnvloeden niet alleen de medewerker zelf, ze raken ook de cultuur en het werkklimaat van je organisatie. Anouk Piening, expert op het gebied van medewerkerbeleving, deelt op basis van interviews met medewerkers de meest gemaakte fouten tijdens de onboarding.
1. Radiostilte tussen het tekenen en de eerste werkdag
De periode tussen het ondertekenen van het contract en de eerste werkdag is cruciaal. Blijft communicatie in deze preboarding-fase uit, dan ontstaat er twijfel bij de nieuwe medewerker of ze wel de juiste keuze hebben gemaakt. Dat gebrek aan bevestiging veroorzaakt onzekerheid en soms zelfs angst, nog voordat de medewerker is begonnen. Ook het grote medewerkersbetrokkenheid-onderzoek van Gallup benadrukt hoe belangrijk het is dat mensen zich vanaf het tekenmoment ondersteund en betrokken voelen. Volgens Gallup is de ervaring in de preboarding en de eerste werkdagen bepalend voor het behouden van talent.
2. Een propvolle inbox op de eerste werkdag
Op je eerste werkdag ben je al genoeg overweldigd door alles wat je moet leren en de nieuwe omgeving. Een overvloed aan e-mails voelt dan als een extra last. Dat raakt niet alleen het welzijn van de nieuwe medewerker, maar ook de werkprestaties. Voorkom dit door vooraf overzichtelijke communicatie te sturen, met duidelijke instructies over waar de focus ligt in de eerste dagen. En dat zal zeker niet de mail zijn.
3. Kennismakingsgesprekken, maar wie en waarom?
Kennismakingsgesprekken plannen tijdens de onboarding is heel gebruikelijk, maar vaak wordt onvoldoende gedeeld met wie de nieuwe medewerker praat en wat het doel van die gesprekken is. Dat zorgt voor verwarring en het gevoel onvoorbereid te zijn. Gallup onderstreept dat een gebrek aan duidelijke verwachtingen en structuur in de eerste weken tot onzekerheid leidt. Communiceer daarom niet alleen de agenda, maar ook de rol van de gesprekspartners, zodat de medewerker zich kan voorbereiden en de gesprekken echt iets opleveren.
4. Praktische informatie wordt niet duidelijk gedeeld
Lunchmogelijkheden, parkeerinformatie, toegang tot systemen en HR-processen: praktische zaken die vaak over het hoofd worden gezien in de preboarding. Dat leidt tot frustratie bij de nieuwe medewerker, die tijd kwijt is aan het uitzoeken van dingen die eenvoudig vooraf gedeeld hadden kunnen worden. Met de software van Sibi zet je deze praktische informatie eenvoudig klaar. Dat kleine gebaar maakt een groot verschil in hoe welkom en ondersteund iemand zich voelt bij binnenkomst.
5. Geen duidelijk inwerkprogramma
Ontbreekt een inwerkprogramma, of beperkt het zich tot een volgeplande eerste werkweek, dan ontstaat er onzekerheid. Nieuwe medewerkers weten dan niet goed wat er van hen wordt verwacht, wat hun doelen zijn of hoe ze hun succes kunnen meten. Een gestructureerd inwerkprogramma vergroot de kans dat een medewerker zich binnen de eerste zes maanden volledig inzet voor jouw organisatie. Medewerkers met een gestructureerd inwerkprogramma voelen zich vaker betrokken en productief, wat zowel hun prestaties als werktevredenheid verhoogt.
6. Geen einde-proeftijdgesprek
Na de proeftijd volgt vaak weinig follow-up, geen feestje, geen evaluatiegesprek. Dat laat veel medewerkers achter met de vraag: hoe heb ik het eigenlijk gedaan? Gallup benadrukt het belang van voortdurende feedback en regelmatige evaluaties voor prestaties en medewerkersbetrokkenheid. Zonder einde-proeftijdgesprek blijft die onzekerheid hangen. Plan dit gesprek in, en je geeft niet alleen feedback, je motiveert en betrekt de medewerker ook verder.
7. Intern doorgroeien zonder onboarding
Misschien wel de grootste misser. Medewerkers die intern doorgroeien naar een leidinggevende rol krijgen vaak geen specifieke onboarding voor hun nieuwe functie. Dat geeft het gevoel niet goed voorbereid te zijn op de nieuwe verantwoordelijkheid, terwijl leidinggevenden juist de grootste invloed hebben op de employee experience van hun team. Volgens Gallup is een gebrek aan training voor nieuwe leidinggevenden een van de belangrijkste redenen waarom ze zich onzeker voelen en minder effectief zijn, met negatieve gevolgen voor het hele team. Investeren in onboarding voor leidinggevenden is essentieel, voor hun eigen succes en dat van hun team.
Investeer in een effectieve pre- en onboarding
Preboarding en onboarding zijn geen administratieve formaliteit. Het is een kans om de nieuwe medewerker te laten zien dat ze gewaardeerd worden en dat hun succes ertoe doet. Gebrekkige onboarding leidt tot negatieve gevoelens, onzekerheid en zelfs verlaagde prestaties. Gallup's onderzoeken laten keer op keer zien dat goede onboarding de medewerkersbetrokkenheid vergroot en de uitstroom verlaagt.
Communiceer regelmatig, deel praktische informatie, bied een duidelijk inwerkprogramma en evalueer het einde van de proeftijd goed: zo vermijd je deze valkuilen. Een medewerker die zich welkom en ondersteund voelt, ontwikkelt zich sneller en draagt eerder bij aan de organisatie.
Benieuwd hoe software je kan ondersteunen tijdens de onboarding? Download ons whitepaper.