Je zit met een goed idee. Het oude intranet is aan vervanging toe en een modern sociaal intranet lost eindelijk de losse telefoonlijsten, verouderde documenten en overvolle mailboxen op. De voordelen voor de interne communicatie zijn voor jou glashelder. Maar dan moet je het idee presenteren aan het MT of de directie, en dat voelt spannend.
Veel communicatieadviseurs komen met een lijst voordelen die met één vraag onderuit wordt gehaald: "Wat is de return on investment?" Die vraag beantwoord je goed door de voordelen per afdeling te kwantificeren in een businesscase. In dit blog belichten we de onderdelen die je in veel gevallen kunt toevoegen aan jouw businesscase voor een sociaal intranet.
Waarom een businesscase?
Een businesscase is een goed instrument om een investering te onderbouwen. Het is een verzameling argumenten die de voordelen voor een organisatie of dienst belicht, met de nadruk op het uiteindelijke doel. Voor beslissers is het belangrijk dat het resultaat van de investering vertaald wordt naar besparingen en winst.
Toch is dat niet het enige dat telt. Ook de moeilijker te kwantificeren voordelen, vaak aangeduid als social return on investment, horen in een volledige businesscase thuis. Het uiteindelijke doel is beslissers overtuigen om te investeren in een sociaal intranet, en een goed voorbereide businesscase versterkt die overtuigingskracht.
Sociaal intranet voor de zorg
In de zorgsector komen we een aantal onderwerpen vaak tegen die goede input leveren voor een businesscase. Sommige zijn eenvoudig te kwantificeren, zoals organisatiespecifieke besparingen. Andere, zoals de bredere voordelen voor de organisatie, laten zich minder makkelijk in euro's uitdrukken, maar zijn net zo essentieel. We lichten de onderdelen kort toe.
Social return on investment
De sociale voordelen van een sociaal intranet zijn vaak moeilijk te kwantificeren, maar onmisbaar in de businesscase. Denk aan hogere betrokkenheid van medewerkers en één team in plaats van losse eilanden. De irritatie en stress die gepaard gaan met slecht functionerende oude systemen zijn bij medewerkers vaak hoog, en dat is een goede reden om te investeren in een up-to-date sociaal intranet. Door zulke sociale voordelen toe te voegen, wordt het beslissingskader niet enkel gedomineerd door cijfers.
Lange zoektijden
Het zoeken naar documenten, contactgegevens van collega's en informatie kost tijd en wekt irritatie op zodra iets niet gevonden wordt. Losse telefoonlijsten, verspreide opslaglocaties en informatie die in andermans mailbox verdwijnt, herken je dat? Het centraal aanbieden van deze informatie binnen een sociaal intranet vermindert zoektijden en laat medewerkers zich richten op waar ze goed in zijn. Door ruimte te reserveren voor veelgestelde vragen, over loonstrookjes, vakantiedagen, printers of visitekaartjes, worden medewerkers niet dagelijks met dezelfde vragen overspoeld. McKinsey schat in onderzoek dat zoektijden naar informatie met wel 35% kunnen worden teruggebracht. Reken uit wat dat je organisatie oplevert als elke FTE tien minuten per week minder tijd kwijt is aan zoeken.
Minder e-mail
E-mail is voor de meeste medewerkers een dagelijkse taak geworden, met veel berichten en onnodig veel cc's. Het lezen, beantwoorden en typen van al dat mailverkeer kost ontzettend veel tijd. Een sociaal intranet is een goed alternatief communicatiemiddel en brengt de bestede uren aan e-mail fors terug. Kennis wordt gedeeld en verstuurde bijlagen, zoals notulen, kloppen qua versie altijd. McKinsey schat in onderzoek dat het totale e-mailgebruik van stafmedewerkers met 25% teruggebracht kan worden. Vermenigvuldig die bespaarde uren met het gemiddelde uurloon en je ziet een forse besparing, met kennisdeling als mooie bijkomstigheid.
Licenties van documentmanagementsystemen
Binnen veel organisaties staan documenten op verschillende plekken: een lokale schijf, en daarnaast een cloudoplossing zoals Dropbox of Google Drive. Daardoor is het updaten, controleren en vooral vinden van documenten lastig. Documentmanagementsystemen van softwareleveranciers brengen vaak kostbare licentiekosten met zich mee en zijn complex in gebruik. Een sociaal intranet is een prima centrale plek om documenten te beheren en makkelijk vindbaar te maken. Ga voor je businesscase eens na hoeveel je organisatie nu investeert in licenties voor documentmanagementsystemen.
Minder brieven
Medewerkers op de hoogte houden van belangrijke ontwikkelingen gebeurt van oudsher vaak via briefpost. De totale printkosten lopen vaak op tot bedragen waar niemand bij stilstaat, zeker als je de tijd meerekent die het verspreiden van brieven kost. Bovendien is bij een brief niet te meten hoeveel medewerkers hem daadwerkelijk gelezen hebben. Via een sociaal intranet verspreid je informatie snel, goedkoop en eenvoudig, en vang je opvolgingen zoals het inschrijven voor de griepprik digitaal goed af.
Instroom nieuwe medewerkers
Voor een goede start is het belangrijk dat nieuwe medewerkers alle informatie krijgen die ze nodig hebben. Handleidingen en cao's worden vaak geprint en in een map gestopt, aangevuld met uitleg over de basissystemen en introductiebijeenkomsten. Binnen een sociaal intranet vang je dit efficiënt af met e-learning, en bespaar je op inwerkuren, printkosten en kostbare introductiebijeenkomsten.
Digitaal personeelsblad
Een personeelsblad is een mooie manier om ontwikkelingen onder de aandacht te brengen en betrokkenheid te vergroten. Zorgorganisaties versturen vaak fraaie glossy's vol nieuwtjes, met fotografie en vormgeving. Maar hoeveel medewerkers lezen die daadwerkelijk, voordat het bij het oud papier belandt? In een tijdperk waarin duurzaamheid ertoe doet, sluit een papieren personeelsblad niet meer aan bij de dagelijkse informatiestroom. Diezelfde content verspreid je goed via een sociaal intranet, en je bespaart meteen op ontwerp, fotografie, druk- en distributiekosten.
Start een onderzoek
Om niet te veel te leunen op aannames in je businesscase, is het waardevol om onderzoek te doen onder medewerkers. Begin met kwalitatieve diepte-interviews voor goede eerste input. Wil je weten of die bevindingen breder gedragen worden in de organisatie? Doe dan aanvullend kwantitatief onderzoek via een enquête. Ons advies: toets zoveel mogelijk en gebruik zo min mogelijk open vragen, want die resulteren vaak weer in bevindingen die opnieuw kwantitatief getoetst moeten worden. Open vragen leveren wel bredere input op, die soms tot nieuwe inzichten leidt.
Besparing versus investering
Sluit je businesscase af met een overzicht van alle mogelijke besparingen, afgezet tegen de investering in een sociaal intranet. Dat overzicht laat in één oogopslag zien dat investeren in digitalisering van de zorg een logische keuze is. De overtuigingskracht hangt vervolgens ook af van hoe je de businesscase presenteert. De Harvard Business Review heeft daar goede aanknopingspunten voor.
Wij helpen je graag bij het opstellen van een businesscase voor een sociaal intranet in de zorg. Neem gerust contact op.