Het korte antwoord
Sibi is een intranet voor de kinderopvang. Pedagogisch medewerkers en locatiemanagers vinden er het beleid, de protocollen en het nieuws van hun organisatie op één plek, voor alle locaties tegelijk en per locatie apart. De gegevens van de kinderen, hun ouders en de planning blijven in de systemen die je al hebt.
Heeft je organisatie geen communicatieafdeling, dan loopt het nieuws vaak via jou als bestuurder. Een gewijzigd protocol of een nieuwe afspraak over de pauzes: je schrijft het, stuurt het naar de locatiemanagers en rekent erop dat het op de groep aankomt. Of dat gebeurt, merk je pas als iemand ernaar vraagt.
Op de ene locatie hangt het nieuwe protocol aan de muur, op de andere ligt de oude versie nog in een map. Een invalkracht zit niet in de groepsapp van het team waar ze vandaag staat. Een locatie die er net bij kwam, brengt eigen gewoonten mee. Zulke situaties zie je in het kinderdagverblijf, op de bso en in de peuteropvang. Na een tijdje heeft zo elke locatie een eigen versie van dezelfde afspraken.
Hoe zorg je dat iedereen met de laatste versie van het beleid werkt?
Het pedagogisch beleidsplan en het veiligheids- en gezondheidsbeleid zijn van jou als bestuurder. Je wilt dat een pedagogisch medewerker bij een vraag over slapen, eten of een uitstapje de afspraak vindt die vandaag geldt. Dan moet het beleid staan waar het team uit zichzelf gaat kijken.
Begrip
Interne communicatie
Interne communicatie is alle informatie die binnen een organisatie gedeeld wordt, tussen leiding en medewerkers en tussen collega’s onderling. Daaronder vallen beleid, protocollen en werkafspraken, maar ook het nieuws van een locatie.
In de kinderopvang veranderen werkafspraken geregeld, bijvoorbeeld het slaapprotocol of de route bij een ontruiming. Het kwaliteitshandboek blijft de bron: daarin staat het beleid zoals de organisatie het heeft vastgesteld. Op een vaste plek vindt het team dat beleid in de versie die nu geldt.
De wet wijst dezelfde kant op:
Bron Besluit kwaliteit kinderopvang (BWBR0039936), artikel 4 en artikel 13, wetten.overheid.nl, geraadpleegd 12-10-2026 Opent in een nieuw vensterVolgens artikel 4 van het Besluit kwaliteit kinderopvang is het veiligheids- en gezondheidsbeleid een doorlopend proces, dat de organisatie samen met de pedagogisch medewerkers vormt, invoert, evalueert en bijwerkt. Ook legt de organisatie vast hoe onder meer de pedagogisch medewerkers het actuele beleid kunnen inzien. Voor de bso staat dezelfde regel in artikel 13.
Bij het toezicht van de GGD op de kinderopvang komt de toezichthouder doorgaans jaarlijks en meestal onaangekondigd langs, en spreekt daarbij ook met medewerkers. Wat een pedagogisch medewerker dan over een protocol vertelt, hangt af van de versie die ze kent. Staat het beleid op één plek, met per document een eigenaar en een revisiedatum, dan vindt elke locatie dezelfde, actuele versie.
Is een WhatsApp-groep per locatie genoeg?
Het korte antwoord
Een WhatsApp-groep per locatie is genoeg voor wat vandaag moet gebeuren, zoals een dienst die vervangen moet worden. Voor beleid en protocollen die actueel moeten blijven, werkt een vaste plek beter. De groepsapp en die vaste plek vullen elkaar aan.
De groepsapp van een locatie doet wat hij moet doen. Meldt een collega zich ziek, dan zet de locatiemanager een bericht in de groep en is de dienst vaak snel weer gevuld. Zij weet precies wie er op welke dag staat.
Lastiger wordt het met wat langer moet blijven staan: een protocol dat vorige week is gedeeld, zakt weg onder de berichten van daarna. Een nieuwe collega zat toen nog niet in de groep. Een wijziging voor alle locaties gaat bovendien per groep apart rond, telkens met een iets andere uitleg.
Een groepsapp en een intranet hebben in de kinderopvang elk een eigen taak.
Situatie | Geschikt kanaal | Wie houdt het bij |
|---|---|---|
Iemand is ziek en er moet vervanging komen | De groepsapp of de telefoon | De locatiemanager |
Iets wat vandaag op één locatie moet gebeuren | De groepsapp van die locatie | De locatiemanager |
Een nieuw of gewijzigd protocol | Een vaste plek met de laatste versie | De beleids- of kwaliteitsmedewerker, als eigenaar |
De invalkracht van vandaag | Een vast aanspreekpunt, plus de informatie over die locatie op één plek | De locatiemanager |
Een nieuwe of overgenomen locatie | De afspraken van de organisatie op één plek | De bestuurder en de locatiemanager van die locatie |
Zo werkt Sibi voor jouw locaties
Met Sibi bepaal jij als bestuurder wat er naar de locaties gaat. Het werk zelf blijft bij de mensen die het nu al doen: de beleids- of kwaliteitsmedewerker houdt de protocollen bij en de locatiemanager zorgt voor de eigen locatie. Spreek wel af wie welk document bijhoudt, want zonder vaste beheerder raakt ook een intranet verouderd. Zo verdeel je de taken:
-
Sibi en integratiepartner Harmonizer zorgen voor de koppelingen
Bij de start bepalen jullie samen met Sibi welke systemen gekoppeld worden. Daarna onderhoudt Sibi zijn eigen koppelingen, en Harmonizer de koppelingen die via dit integratieplatform lopen.
-
De beleidsmedewerker of kwaliteitsmedewerker beheert de documenten
Zij is eigenaar van de protocollen en ziet op tijd wanneer een revisiedatum nadert. In de revisiegeschiedenis ziet ze precies wat er is veranderd.
-
De locatiemanager zet de afspraken voor de eigen locatie klaar
Een afspraak die op één locatie blijft gelden, staat bij de berichten van die locatie.
-
De bestuurder schrijft alleen wat voor iedereen geldt
Een besluit over het beleid gaat in één keer naar iedereen die het aangaat, en per bericht is het bereik te zien.
-
De pedagogisch medewerker zoekt op wat ze nodig heeft
Ze zoekt in de app of op de computer, ook ín de documenten zelf.
Sibi is gebouwd voor teams die de hele dag met mensen werken en zelden achter een scherm zitten, zoals in de zorg, waar Sibi begon. SPL, met peuterspeelzalen in Leiden en Voorschoten, werkt met Sibi. Hoe berichten per locatie werken, lees je bij het sociaal intranet. Wat documenten beheren met een eigenaar en een revisiedatum in de praktijk inhoudt, staat op een eigen pagina.
Wat je moet onthouden
-
Beleid komt het best op de groep aan als de laatste versie op één plek staat, met een eigenaar en een revisiedatum per document.
-
Het Besluit kwaliteit kinderopvang vraagt de organisatie vast te leggen hoe onder meer pedagogisch medewerkers het actuele veiligheids- en gezondheidsbeleid kunnen inzien.
-
Een intranet in de kinderopvang vraagt geen communicatieafdeling, wel een vaste taak voor de beleids- of kwaliteitsmedewerker, de locatiemanager en de bestuurder.
Veelgestelde vragen over een intranet in de kinderopvang
Geef ze een vast aanspreekpunt op elke groep en zorg dat ze de afspraken van elke locatie zelf kunnen opzoeken. Zo is een invalkracht niet afhankelijk van de groepsapps waar ze toevallig in zit.
Zet de afspraken op één plek voordat de locatie start, en laat de nieuwe locatiemanager vanaf de eerste dag meelezen. Zo begint die locatie niet met informatie die op verschillende plekken staat.
Ja, Sibi is beschikbaar in de app en op de computer. In de Sibi-app lezen ze het nieuws van de organisatie en zoeken ze op wat ze nodig hebben.
Sibi is een intranet voor medewerkers, geen ouderapp en geen planningssysteem. Systemen waar Sibi geen eigen koppeling mee heeft, zijn mogelijk te koppelen via integratiepartner Harmonizer. Op een aparte pagina zie je welke koppelingen Sibi heeft.
We stemmen de demo af op jouw vragen, bijvoorbeeld wie op je locaties wat bijhoudt. De demo is vrijblijvend.
Sibi richt zijn eigen koppelingen in en onderhoudt ze. Loopt een koppeling via integratiepartner Harmonizer, dan onderhoudt Harmonizer die. Voor de inhoud is een vaste eigenaar per document en per locatie nodig, geen complete communicatieafdeling.
