Heb je naast SharePoint nog een sociaal intranet nodig voor je zorgmedewerkers?

In veel zorgorganisaties doet SharePoint waarvoor het is aangeschaft: protocollen, beleidsstukken en teamdocumenten staan er, en wie op kantoor werkt, vindt ze terug. De vraag naar een sociaal intranet komt meestal van collega’s die het grootste deel van hun dienst bij cliënten zijn: thuis bij mensen in de wijk of op een woongroep.

Dit stuk is van Sibi, en wij leveren een van de twee: het sociaal intranet. Maar we laten ook zien in welke situaties SharePoint alleen genoeg is.

Is intranet hetzelfde als SharePoint?

Nee, een intranet is niet hetzelfde als SharePoint. SharePoint is een platform van Microsoft. Een organisatie bouwt er sites mee: om documenten te bewaren, om samen te werken in projecten en ook voor een intranet. Microsoft beschrijft een intranet op SharePoint als doorlopend werk met vaste rollen, dat eigenlijk nooit af is. Iemand moet het bouwen en daarna blijven bijhouden.

Voor nieuws op de telefoon heeft Microsoft een eigen route: de SharePoint-app in Teams (voorheen Viva Connections). Daarmee zet een organisatie nieuws en een overzicht van taken klaar, per doelgroep en ook bereikbaar via mobiel. Een sociaal intranet draait om hetzelfde soort berichten. Het verschil zit vooral in wie erbij kan en hoe het is ingericht.

Wie doet wat: SharePoint en Sibi naast elkaar

De vraag SharePoint of sociaal intranet wordt een stuk overzichtelijker als je per taak bekijkt waar die thuishoort:

Voor documenten en samenwerken blijft SharePoint jullie keuze, maar bij nieuws ligt het anders. Staat hetzelfde bericht op twee plekken, dan weten collega’s niet meer waar ze moeten kijken. Spreek daarom per soort bericht één vaste plek af.

Het grootste probleem zit bij het inloggen. Wie voor SharePoint geen account met een passende licentie heeft, komt niet vanzelf bij het nieuws in SharePoint. Op kantoor speelt dat zelden. Bij collega’s zonder bureau ontstaat juist daar de vraag of ze iets missen.

Medewerkers zonder bureau of werkmail

Als communicatiemanager merk je het verschil vooral bij collega’s zonder eigen computer: in de wijkverpleging, op een woongroep of in de nachtdienst. Een deel van hen heeft geen werkmail en komt zelden op kantoor. Een begeleider leest berichten tussen twee cliënten door op haar telefoon. Als de officiële route te ver weg is, gaat informatie al snel via WhatsApp-groepen. Dat wil je niet, en ICT evenmin.

Microsoft heeft voor medewerkers zonder vaste werkplek aparte plannen, F1 en F3. Op het moment van schrijven geldt volgens Microsoft dat een medewerker een licentie nodig heeft die SharePoint bevat. In de plannen Microsoft 365 F1 en F3 zit SharePoint met 2 GB OneDrive-opslag. Bij Sibi is het anders. Voor Sibi is geen Microsoft- of Google-account nodig. Dit zegt overigens niets over de kosten van beide oplossingen.

Hoe je deze collega’s bereikt, is een keuze van jullie organisatie: wie krijgt een licentie, staat Teams op ieders telefoon en wie richt de SharePoint-app in Teams in? Geen van die keuzes is fout; ze hangen af van hoe jullie werken. Wil je zorgmedewerkers bereiken, dan telt meer dan de licentie en inlogmogelijkheden: er moet ook werkelijk iets staan over hun eigen locatie of dienst.

Wanneer is SharePoint alleen genoeg?

Microsoft rekent verpleegkundigen en ander zorgpersoneel zelf tot de medewerkers zonder vaste werkplek, en noemt SharePoint als een van de plekken waar zij informatie kunnen vinden. SharePoint is ook voor de zorg bedoeld. Je kunt aan drie situaties nakijken of SharePoint bij jullie alleen genoeg is:

• Iedereen heeft een licentie die SharePoint bevat

  Dat geldt ook voor invalkrachten, oproepkrachten en wie een paar uur per week werkt. ICT weet hoeveel medewerkers er nu geen licentie hebben.

• Teams staat op ieders telefoon

  Collega’s kunnen er ook echt inloggen, op een telefoon van de organisatie of op een eigen telefoon als jullie dat toestaan.

• De SharePoint-app in Teams is ingericht en wordt bijgehouden

  Er is iemand met tijd en mandaat om nieuws per locatie en per team klaar te zetten, ook over een jaar nog.

Kloppen alle drie, dan heb je naast SharePoint geen sociaal intranet nodig. Valt er één weg, dan mist een deel van je collega’s waarschijnlijk wat je in SharePoint zet. Sibi is in dat geval een extra systeem, met een eigen taak: een plek voor het nieuws van je organisatie, waar ook collega’s zonder Microsoft-account kunnen inloggen. Het werk in SharePoint neemt Sibi niet over.

Zo werkt Sibi naast Microsoft 365

Via de koppeling met Microsoft 365 verschijnen Teams, Outlook, OneDrive en documenten uit SharePoint in Sibi. Wie een Microsoft-account heeft, logt in via Microsoft Entra ID, het systeem waarmee jullie die accounts beheren. Zo gebruiken zij het account dat ze al hebben. Wij richten de koppeling in tijdens de implementatie, en ons eigen team onderhoudt hem daarna.

Jullie bepalen welke gegevens meegaan en welke groep welke tegels en applicaties ziet. Dat laatste loopt via de groepen die ICT al in Entra ID heeft. Willen jullie tweestapsverificatie via de telefoon, dan biedt Sibi Identiteit die. Sibi koppelt daarnaast met HR-systemen zoals AFAS en Visma.

Sibi koppelt ook met Zenya en ManualMaster, twee systemen waarin zorgorganisaties protocollen en handboeken bijhouden. Protocollen uit Zenya verschijnen in de zoekresultaten van Sibi. Handboeken en protocollen uit ManualMaster krijgen een eigen tabblad in het zoeken, met de rechten van de medewerker zelf. Dat helpt bij protocollen vindbaar maken voor collega’s die geen eigen computer hebben.

Zo stem je het af met ICT

Sibi richt de koppeling in, samen met ICT. Jouw deel is in kaart brengen wie je mist en afspreken wat waar komt. Zo verdeel je dat in vier stappen:

1. Jij brengt in kaart wie geen licentie of werkmail heeft

   Vraag ICT om de aantallen per locatie, en vraag teamleiders naar invallers en oproepkrachten.

2. Jij en ICT bepalen welke tegels en applicaties in Sibi komen

   Denk aan Teams, Outlook en de plek waar protocollen staan. Per groep medewerkers mag dat verschillen.

3. Sibi richt de koppeling in, ICT beslist mee

   Dat gebeurt tijdens de implementatie. ICT bepaalt met ons welke gegevens meegaan en welke groepen uit Entra ID de tegels sturen.

4. Jij spreekt af welk bericht waar verschijnt

   Beleid kan bijvoorbeeld in SharePoint staan en nieuws van de locatie in Sibi. Leg het vast, zodat 

Heeft bij jullie iedereen een licentie, staat Teams op ieders telefoon en houdt iemand de SharePoint-app in Teams bij? Dan is dat een goede uitkomst: een goed bijgehouden intranet op SharePoint doet dan voor je collega’s wat het moet doen. Voor dat bijhouden kun je onze negen tips voor een succesvol intranet naast jullie eigen aanpak leggen.

Ontbreekt een van die drie, dan is de koppeling met Microsoft 365 een goed onderwerp voor een demo. Je ziet dan hoe een sociaal intranet voor de zorg naast SharePoint werkt. Neem je ICT-collega mee naar die demo, dan kan die meteen toetsen of de koppeling past bij hoe jullie Microsoft 365 hebben ingericht. Ook de vragen over inloggen en groepen komen dan direct op tafel. Vraag direct een demo aan.

Vraag direct een demo aan

Demo aanvragen

Productkenmerken en licentievoorwaarden van Microsoft kunnen wijzigen. Deze gegevens zijn gebaseerd op de hierboven genoemde bronnen op het moment van schrijven; controleer de actuele voorwaarden bij Microsoft of je Microsoft-partner.