Informele zorg: vrijwilligers die erbij horen

Wat is informele zorg?

Informele zorg is een verzamelwoord. Wie het in een overleg gebruikt, kan er twee heel verschillende dingen mee bedoelen. Het kan gaan over de dochter die elke zondag bij haar vader op de afdeling langskomt, of over de vrijwilliger die op dinsdagmiddag met bewoners gaat wandelen. Het kennisinstituut Movisie omschrijft het begrip zo:

Onder dat ene woord vallen dus twee groepen. Mantelzorgers zorgen voor iemand die ze kennen, meestal een familielid of een vriend. De vrijwilliger die bewoners naar de huiskamer begeleidt of iemand naar het ziekenhuis rijdt, doet mee bij je organisatie. Hij heeft daar een vast aanspreekpunt. Deze pagina gaat over die tweede groep.

Rond vrijwilligers werken in een organisatie twee rollen samen. Wie het platform van de organisatie beheert, kan vrijwilligers een plek in de app geven. Wat Sibi voor HR-managers in de zorg doet, is gebouwd rond medewerkers, en vrijwilligers kunnen daarbij aansluiten. De coördinator vrijwilligers kent de mensen zelf. Hij weet wie op welke dag komt en wie er net is begonnen.

Het nieuws bereikt vrijwilligers vaak als laatste

Op een dinsdag hoort een vrijwilliger van een bewoner dat de huiskamer na de zomer naar de begane grond verhuist. Hij schenkt de koffie in en vraagt zich af waarom niemand hem dat had verteld. De medewerkers wisten het al weken. Het stond op het intranet en kwam langs in het teamoverleg, twee plekken waar hij nooit komt.

Dat gebeurt snel bij iemand die een middag per week op de afdeling is. De coördinator kent iedere vrijwilliger bij naam. Het nieuws van de organisatie zelf loopt alleen niet vanzelf langs de coördinator, of het nu gaat om een nieuwe locatiemanager of om de verbouwing van de keuken.

Voor de vrijwilliger die maar af en toe komt, is het gat groter. Hij mist ook het praatje in de gang waarin collega’s elkaar bijpraten, en hoort pas op zijn volgende middag wat er in de tussentijd is veranderd. Soms merkt hij het aan iets kleins, zoals een deur die ineens op slot zit of een bewoner die naar een andere afdeling is gegaan.

Onderzoek van het Trimbos-instituut onder vrijwilligers in verpleeghuizen voor mensen met dementie laat hetzelfde beeld zien. Gemiddeld was 97,6 procent van de vrijwilligers in een woonvoorziening het eens met de stelling dat de organisatie hun bijdrage waardeert. Dat ze op de hoogte werden gehouden van belangrijke ontwikkelingen binnen de organisatie, vond gemiddeld 69,3 procent.

Hoe zwaar dat weegt in de informele zorg, hangt af van hoe vaak vrijwilligers er zijn.

Hoe vaak doen vrijwilligers in de zorg hun vrijwilligerswerk?

Wie elke week op dezelfde afdeling staat, kent de bewoners bij naam en weet hoe de middag meestal verloopt. Voor de bewoners hoort zo iemand bij de vaste gezichten.

Toch blijft vrijwilligerswerk iets anders dan een baan. De Rijksoverheid omschrijft het als onbetaald en onverplicht. Hoeveel tijd een vrijwilliger erin steekt, spreekt hij zelf af met de coördinator. Wat er van hem gevraagd wordt, ligt daardoor anders dan bij een medewerker.

Vrijwilligers in de zorg naast medewerkers, van de eerste kennismaking tot wat ze nodig hebben om erbij te horen.

Een goede start voor een nieuwe vrijwilliger

In de eerste weken merkt een nieuwe vrijwilliger of hij zich er thuis gaat voelen. Het kennismakingsgesprek met de coördinator is dan al geweest en er is een vaste dag afgesproken. Daarna begint het eigenlijke werk, op een afdeling waar hij nog bijna niemand kent.

Het helpt als er een paar momenten zijn waarop hij merkt dat hij erbij hoort. De meeste daarvan liggen bij de coördinator en het team. Sibi kan de plek zijn waar het nieuws en de waardering samenkomen.

1. Welkom zijn en kennismaken

   Op zijn eerste dag weet het team dat hij komt, en een vaste collega stelt hem voor aan de bewoners. De coördinator vertelt hem bij wie hij met een vraag terechtkan.

2. Weten wat er speelt

   In de app van Sibi kan hij het nieuws van de organisatie lezen, op zijn eigen telefoon en als hij dat wil.

3. Gewaardeerd worden

   Zijn verjaardag of een jaar vrijwilligerswerk hoeft niet ongemerkt voorbij te gaan. Het team en de coördinator staan er even bij stil.

4. Gevraagd worden hoe het gaat

   Na een paar weken vraagt de coördinator hoe het bevalt. Wat hij vertelt, helpt om de afspraak zo te houden dat hij graag blijft komen.

Voor nieuwe medewerkers biedt de start in de app van Sibi praktische informatie per functie en locatie. Een vrijwilliger heeft aan minder genoeg. Wat hij vooral wil weten, is bij wie hij terechtkan en wat er op zijn afdeling gebeurt.

Dezelfde app als je medewerkers, of een ander systeem?

Vrijwilligers kunnen in de app van Sibi een plek krijgen naast je medewerkers. Er zijn zorgorganisaties die hun vrijwilligers al toegang geven tot het sociaal intranet van Sibi. Of dat voor jouw organisatie de goede keuze is, hangt af van wat je vrijwilligers nodig hebben, want een vrijwilligersadministratie en een intranet doen elk iets anders.

• Je vrijwilligers willen weten wat er speelt

  Dan ligt dezelfde app van Sibi voor de hand. Daar kunnen ze het nieuws van de organisatie lezen.

• Je vrijwilligers zoeken vooral hun rooster

  Dat hoort thuis in een vrijwilligersadministratie, waar ook de werving loopt. Sibi maakt geen roosters en helpt niet bij werving.

• Je vrijwilligers hebben allebei nodig

  Dan staan ze naast elkaar. De administratie houdt het rooster en het overzicht bij, en in Sibi kunnen vrijwilligers lezen wat er speelt en aandacht krijgen.

Voor het rooster en het overzicht van je vrijwilligers heb je vaak al een eigen systeem. Daar verandert Sibi niets aan.

Het intranet ligt in veel organisaties bij de afdeling communicatie, dus die zit bij deze keuze vanzelf aan tafel. Wat Sibi voor de communicatiemanager doet, is een goed vertrekpunt voor dat gesprek.

Gewaardeerd en gehoord worden

Bij waardering voor vrijwilligers denken veel organisaties eerst aan de bedankmiddag of het kerstpakket. Die komen meestal een keer per jaar. Met Bind, waardering op de juiste momenten kan een zorgorganisatie ook tussendoor stilstaan bij wat er voor een vrijwilliger toe doet, zoals zijn verjaardag of zijn eerste maand op de afdeling.

Gehoord worden is het andere deel. Een vrijwilliger die ergens mee zit, zegt dat niet altijd uit zichzelf, zeker niet als hij maar een middag per week komt. Een coördinator met veel vrijwilligers spreekt ook niet iedereen elke week. Wie stopt, laat dat soms niet eens weten en komt gewoon niet meer.

Landelijk blijft dus lang niet iedere vrijwilliger in de zorg komen. In deze groep telt het CBS ook vrijwilligers in de kinderopvang en in hospices mee, en mensen die één keer hebben geholpen. Hoe het bij jouw eigen vrijwilligers zit, lees je er niet uit af.

Waarom iemand stopt, staat er ook niet in. Hoe je eigen vrijwilligers het hebben, weet je alleen als je het ze vraagt. Onderzoeken van Sibi kan daarbij helpen, naast het gesprek dat de coördinator toch al voert.