Een warm welkom begint bij Viattence voortaan vóór de eerste werkdag

Het binden van medewerkers aan je organisatie begint niet op hun eerste werkdag. Dit begint al op het moment dat iemand besluit voor jouw organisatie te kiezen. Voor ouderenzorgorganisatie Viattence was dat een belangrijke aanleiding om hun onboardingproces opnieuw onder de loep te nemen. Met medewerkers verspreid over verschillende locaties en diverse zorgvormen van dagbesteding, thuiszorg, behandeling, wonen met zorg tot verpleeghuiszorg, zocht de organisatie naar een aanvullende manier van verbinden.

Het doel: nieuwe collega's vanaf dag één, maar liever nog eerder, een consistente en warme start bieden. Daarvoor koos Viattence voor de onboardingoplossing van Sibi. Esther Kragt (Recruitment en HR) en Laurent van Nieuwenhoven (ICT - Applicatiebeheerder) delen hun ervaringen.

Van goede bedoelingen naar een consistente ervaring

Viattence biedt een breed scala aan ouderenzorg. Deze diversiteit brengt ook uitdagingen met zich mee. ‘Op een zorglocatie draait alles door,’ vertelt Esther Kragt. ‘Nieuwe collega's komen soms binnen op een moment dat het ontzettend druk is. Dan wil je voorkomen dat iemand zich verloren voelt of niet weet waar hij moet zijn.’

Een warm welkom was er altijd al. Maar de uitvoering was afhankelijk van locatie, functie en beschikbare tijd. Daarnaast moest iedere nieuwe medewerker zijn weg vinden in verschillende systemen, applicaties en processen. Ook vanuit ICT werd die uitdaging herkend. Nieuwe medewerkers werden volledig begeleid door digicoaches die hen hielpen met inloggen, toegang tot systemen en praktische vragen. Waardevol werk, maar tegelijkertijd tijdsintensief en lastig schaalbaar.

Waarom Sibi?

Bij de zoektocht naar een onboardingoplossing keek Viattence nadrukkelijk naar een partner die de zorgsector begrijpt. ‘Dat Sibi zich specifiek richt op zorgorganisaties gaf voor ons de doorslag,’ vertelt Laurent. ‘We hebben ook naar andere oplossingen gekeken, maar daar merkten we dat zorg vaak één van de vele sectoren was. Bij Sibi voelde je direct dat ze begrijpen hoe onze processen werken en waar zorgorganisaties tegenaan lopen.’ Naast de zorgspecifieke aanpak sprak ook de persoonlijke benadering aan. Niet alleen informatie delen, maar vooral werken aan verbinding. De mogelijkheid om nieuwe medewerkers al vóór hun eerste werkdag te bereiken, speelde daarin een belangrijke rol.

Verbinden vóór de eerste werkdag

Vandaag de dag start de onboarding bij Viattence al ruim voordat een nieuwe medewerker daadwerkelijk aan het werk gaat. Via Sibi ontvangen nieuwe collega's een persoonlijke onboardingreis met onder meer een welkomstboodschap van de bestuurder, informatie over de organisatie, video's van collega's, praktische instructies en functiegerichte informatie. De eerste periode draait bewust vooral om kennismaken en verbinding. ‘De eerste dagen vóór de start bieden we vooral leuke en inspirerende informatie aan,’ vertelt Esther. ‘Wie zijn je collega's? Wat is onze visie? Hoe ziet de locatie eruit? Op die manier voelt iemand zich al onderdeel van Viattence voordat de eerste werkdag begint.’ Pas daarna volgt de meer praktische en functiegerichte informatie, zoals inwerkprogramma's, leeractiviteiten en instructies.

Slimmer organiseren, meer ruimte voor aandacht

Een belangrijk voordeel voor Viattence is dat met de onboarding van Sibi steeds meer gestandaardiseerd wordt zonder dat het persoonlijker karakter verloren gaat. Waar voorheen veel uitleg individueel werd gegeven, kunnen medewerkers nu zelfstandig informatie vinden en zich voorbereiden. Voor ICT betekent dit dat kennis op een centrale plek beschikbaar komt. Handleidingen, werkinstructies en uitlegvideo's hoeven niet telkens opnieuw uitgelegd te worden. Tegelijkertijd levert de implementatie van Sibi meer op dan alleen een digitaal platform.

‘Door met onboarding bezig te zijn, kijk je automatisch kritisch naar je hele instroomproces,’ zegt Laurent. ‘Je ontdekt waar medewerkers vastlopen, waar informatie ontbreekt en welke processen beter kunnen. Dat inzicht is misschien wel net zo waardevol als de tooling zelf.’ Binnen Viattence leidde dat zelfs tot een volledige herziening van het instroomproces. Verschillende afdelingen brachten gezamenlijk de huidige en gewenste situatie in kaart om de medewerkersreis verder te verbeteren.

Data als startpunt voor verbetering van de onboardingreis

Een andere belangrijke meerwaarde is het inzicht dat onboardingdata biedt. Viattence kan zien hoe medewerkers de onboardingreis doorlopen en waar eventuele drempels ontstaan. Wanneer nieuwe collega's bijvoorbeeld niet inloggen of vroegtijdig afhaken, kan daar direct op worden ingespeeld. Zo werd op basis van de eerste inzichten een extra WhatsApp-herinnering toegevoegd vlak voor de eerste werkdag. Een kleine aanpassing met zichtbaar effect. Vooral binnen een diverse doelgroep blijkt dat belangrijk. ‘We hebben medewerkers die digitaal zeer vaardig zijn, maar ook collega's voor wie een eerste login best spannend is,’ vertelt Esther. ‘Dan helpt het enorm als je op het juiste moment een extra steuntje kunt geven.’

Fundament voor duurzame verbinding

Hoewel Viattence nog relatief kort met Sibi werkt, ziet de organisatie nu al de eerste voordelen. Nieuwe medewerkers worden eerder bereikt, informatie is beter georganiseerd en onboarding krijgt structureel aandacht binnen de organisatie. De volgende stap is verdere uitbreiding van buddybegeleiding, voortgangsinzichten en functiegerichte inwerkprogramma's.

Het uiteindelijke doel blijft daarbij onveranderd: medewerkers vanaf het eerste moment laten voelen dat ze erbij horen. Want juist in een arbeidsmarkt waarin talent steeds meer keuze heeft, maakt die eerste indruk het verschil.