Het inwerkprogramma is een krachtig en wat ons betreft onmisbaar middel om de zorgmedewerker een houvast te geven bij zijn nieuwe werkgever.
Het inwerkprogramma is een checklist, gerubriceerd over verschillende periodes in de onboardingsfase. Een inwerkprogramma verschilt per functie of locatie; een nieuwe HR-adviseur heeft andere informatie nodig dan een nieuwe verzorgende.
Een goed inwerkprogramma zorgt ervoor dat alle belangrijke onderwerpen gedurende de inwerkperiode aan bod komen. Niet alles in één keer, maar verspreid over onderwerpen die je vooraf kunt doen, in je eerste werkweek en daarna. Zo kan die nieuwe topper met een lach het nieuwe werk oppakken 😀👍
Het is belangrijk om voldoende tijd te reserveren tijdens de onboardingsfase voor de nieuwe medewerker. Recruitment (met andere collega’s) zijn druk geweest met het selecteren van de juiste kandidaat en het creëren van een warm welkom.
Het inwerken vormt het sluitstuk van de onboardingsfase en is essentieel om de nieuwe medewerker goed te laten landen in de organisatie. Door hier voldoende tijd voor in te plannen, wordt de basis gelegd voor hun werkgeluk en langdurige betrokkenheid binnen het team.
Deel het inwerkprogrogramma vroegtijdig, het liefste een aantal dagen voor de eerste werkdag. Zo heeft de nieuwe medewerker ruim de tijd om zich in te lezen, maar belangrijker: er ontstaat duidelijkheid over de verwachtingen. Duidelijkheid brengt zin en energie bij de nieuwe medewerker.
Het geeft ook een ander belangrijk signaal af; je nieuwe werkgever heeft de zaakjes op orde.
Maak het inwerkprogramma relevant voor iedereen door rekening te houden met functies, locaties en het type contract, zodat elke medewerker de informatie en training krijgt die specifiek voor hen van toepassing is. Werkt de nieuwe medewerker bijvoorbeeld niet met het ECD? Zorg dan dat dit geen deel uitmaakt van hun programma. Zo voorkom je dat er tijd verspild wordt aan irrelevante onderdelen. Zo wordt de inwerkperiode effectief en doelgericht, wat bijdraagt aan een soepele start en snelle integratie in het team.
Denk ook na om een inwerkprogramma in te zetten voor ZZP'ers of voor de informele zorg.
Tip: gebruik onboardingsoftware om een inwerkprogramma automatisch samen te stellen op basis van functie, locatie en mogelijk zelfs team.
Het is belangrijk om vier-momenten te hebben tijdens het inwerken van een nieuwe medewerker, omdat deze momenten een kans bieden om de nieuwe collega echt te verwelkomen en te laten voelen dat ze deel uitmaken van het team. Er is een nieuwe medewerker die zich thuis moet voelen in de organisatie. Maak het warm en persoonlijk.
Zie het inwerkprogramma niet als een moetje, maar als een waardevol hulpinstrument om de nieuwe medewerker te begeleiden en ondersteunen. Door regelmatig viermomenten in te plannen, kun je voortgang bespreken, successen vieren en eventuele vragen of zorgen direct aanpakken, wat bijdraagt aan een positieve start en langdurige betrokkenheid.
Tip: gebruik einde-proeftijd als een belangrijk vier-moment. Laat Sibi's engagement software automatisch een kaartje versturen met een boodschap als “we zijn blij met jou”.
Het evalueren van de onboarding (instroomonderzoek) geeft waardevolle inzichten in hoe het proces kan worden verbeterd voor toekomstige medewerkers. Door deze evaluatie als een van de laatste acties in het inwerkprogramma op te nemen, kun je direct feedback verzamelen van de nieuwe medewerker terwijl hun ervaringen nog vers in het geheugen liggen. Dit maakt het mogelijk om continu te verbeteren en de onboarding steeds effectiever en aangenamer te maken voor iedereen.
Wij zijn voorstander om één persoonlijk verantwoordelijk te maken voor het inwerken van een nieuwe medewerker. We zien regelmatig dat verantwoordelijkheid wordt gedeeld tussen de leidinggevende, buddy en de nieuwe medewerker zelf. Wat ons betreft is gedeelde verantwoordelijkheid het recept voor miscommunicatie.
Door één persoon aan te wijzen die de leiding neemt, wordt er een centraal aanspreekpunt gecreëerd dat ervoor zorgt dat het inwerkprogramma soepel verloopt en dat alle noodzakelijke stappen worden doorlopen. Dit voorkomt verwarring, versnelt de integratie en zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker zich gesteund voelt vanaf dag één.
Wat is het verschil tussen onboarden en inwerken?
Onboarding is het de gehele fase van werving tot en met 90 dagen de in diensttreding. Het voornaamste doel van een onboardingsprogramma is om een band op te bouwen tussen de zorgorganisatie en zorgmedewerker vanaf de handtekening tot en met de eerste 90 dagen.
Het inwerkprogramma, of introductieprogramma is een gerichte checklist en daarmee een hulpmiddel om te zorgen dat de nieuwe medewerker kennis heeft genomen van alle essentiële zaken van de organisatie.
Het is belangrijk om een inwerkprogramma luchtiger te maken om de nieuwe medewerker een prettige en ontspannen start te geven. Een inwerkprogramma wordt luchtiger door er opdrachten in te verwerken die zowel praktisch als speels zijn. Dit kan variëren van simpele taken zoals 'upload een profielfoto' tot een luchtig geintje zoals AFAS doet met de opdracht "spreek je leidinggevende tegen." Deze afwisseling houdt het programma niet alleen boeiend en interactief, maar helpt ook om de druk van de eerste dagen te verlichten. Door humor en speelsheid toe te voegen, creëer je een positieve sfeer waarin de nieuwe medewerker zich sneller op zijn gemak voelt en beter integreert in het team.
Wil je meer weten over inwerkprogramma's? Wij hebben een aantal voorbeelden op een rijtje gezet voor je.
Je kunt naar deze pagina om deze voorbeelden op te vragen.