Misschien zag je het al aankomen. Eerst die ene collega die ‘even iets liet nakijken’ door die handige nieuwe tool. Onschuldig toch? Welkom in het heden: ChatGPT en andere AI-tools zijn als een lopend vuurtje door de zorg gegaan. En niet alleen via de communicatieafdeling. Nee, juist via de verpleegkundigen, begeleiders en teamleiders. Ze schrijven nu zelf nieuwsflitsen, updates en berichten. Razendsnel, ogenschijnlijk professioneel en... massaal gedeeld. Ook buiten de reguliere communicatiekanalen om.
Klinkt als winst, toch? Totdat je ziet wat er écht gebeurt.
Communicatie zonder richting noemen we ruis
Berichten verschijnen ineens in onbeveiligde WhatsApp-groepen, op privé-Instagramaccounts en in interne kanalen die al jaren niemand meer beheerde. Elke afdeling heeft ineens zijn eigen tone of voice, de huisstijl is een verre herinnering en redactionele keuzes? Tja, wat zullen we daarvan zeggen? Wat begon als een versnelling, eindigt in een rommelige chaos. Met soms serieuze risico’s rond bijvoorbeeld privacy en reputatie.
Na jarenlange ervaring als communicatieprofessional in de zorg herken ik dit patroon op afstand. Nieuwe tools leiden zelden tot minder communicatie. Bijna altijd tot meer. En meer zonder richting? Dat noemen we ruis.
De reflex om direct een verbod in te stellen begrijp ik. Echt. Maar het werkt niet. Die energie die ineens vrijkomt bij collega's? Die wil je omarmen, niet de kop indrukken. Samen kunnen we dit in goede banen leiden.
Zes tips om de regie terug te pakken, zonder je collega's kwijt te raken:
Begin met erkenning, niet met regels Collega's die bijvoorbeeld ChatGPT gebruiken, willen bijdragen. Dat is goud. Start een gesprek over het enthousiasme, niet over de fouten.
Maak heldere spelregels Geen dik handboek. Gewoon: wat mag, wat mag niet? Denk aan kanaalgebruik, privacygevoelige informatie en wanneer afstemming verplicht is. Geef deze regels een duidelijke plek op je sociaal intranet.
Geef een redactionele kapstok Tone of voice, kernboodschappen, een compacte schrijfwijzer. Juist voor collega's die normaal geen communicatieteksten schrijven, is dit pure winst.
Faciliteer in plaats van controleer Maak het makkelijk om het goed te doen. Sjablonen, goedgekeurde formats of een interne promptbibliotheek die aansluit op jullie stijl. Niemand doet het fout als je het fout doen moeilijker maakt dan het goed doen.
Wees partner, geen poortwachter Word je gezien als ‘de afdeling die dingen tegenhoudt’? Dan heb je de strijd al verloren. Laat zien dat je meedenkt en versnelt. Dan zoeken ze jou vanzelf op. En het leuke is: wanneer ze bij je komen, dan hebben ze vaak ontzettend mooie ideeën voor content waar jouw organisatie iets aan heeft.
Maak risico's zichtbaar Veel collega's beseffen simpelweg niet wat er mis kan gaan. Bespreek concrete voorbeelden van privacy- of reputatieschade. Niet als een strenge leermeester, maar als iemand die het samen wil oplossen.
En dat is prima. Mits goed ingezet, kan AI de communicatie in de zorg echt versterken. Onze taak als communicatieprofessionals is niet langer de gereedschapskist bewaken. Het gaat erom het gebruik ervan in goede banen te leiden.
Minder zenden, meer sturen. Minder verbieden, meer faciliteren.
Benieuwd hoe je dit aanpakt in jouw organisatie? Neem gerust contact op. Het team van Sibi denkt graag met je mee en kan je gericht adviseren over hoe je jouw sociaal intranet optimaal inzet bij vergelijkbare situaties.
Wil je meer weten over de producten van Sibi zodat jouw implementatietraject een succes wordt? Vraag direct een demo aan.
Wilma Douma, Marketingmanager Sibi
Meer weten? Neem contact op via wilma@sibi.nl